Peter Holmes
0 
2685
469
Лучший совет, который я слышал о работе с электронной почтой и электронной почтой, - не отвечайте на электронные письма первым делом с утра. Немного парадоксально, но факт, что электронная почта и производительность находятся в ссоре друг с другом. Если мы слишком одержимы этим, наш почтовый ящик становится огромным ударом скорости на шоссе эффективности. Но это не должно быть. С правильными привычками и методами мы можем приручить зверя, который невинно ждет нас с того момента, как мы проснемся. Даже во времена социальных списков друзей и 140 обновлений персонажей, “престарелые” электронная почта остается предпочтительным средством общения, возможно, просто шея и шея с помощью SMS.
Эти советы не предназначены для того, чтобы привести вас к Святому Граалю Inbox Zero, но предназначены для внесения небольших изменений в привычку электронной почты, которые, надеюсь, сделают вашу электронную почту более эффективной. Открыть почтовый ящик.
действовать сейчас!
Ваш почтовый ящик - это сборочная линия. Обработайте то, что перед вами, и отправьте это. То есть ваш девиз с момента входа в систему должен быть прочитан - ответить - удалить (или заархивировать). Многие из нас входят в наши учетные записи электронной почты и просто читают письма, не предпринимая никаких действий. Рано или поздно мы должны вернуться к этому, и это просто означает удвоение работы и удвоение потраченного времени. Тогда всегда есть риск пропустить важное электронное письмо во втором запуске. Таким образом, более эффективно читать и отвечать немедленно. Архивируйте прочитанные электронные письма, чтобы входящие сообщения содержали самые важные и полезные.
Письма не являются делами
Электронные письма можно превратить в действенные элементы с метками, как в Gmail, или с флагами, как в Microsoft Outlook. Но их легко потерять в беспорядке почтового ящика. Более эффективно хранить важные пункты в отдельном месте и архивировать электронную почту для дальнейшего использования. Вы можете превратить электронные письма в полезные элементы двумя способами:
Использовать задачи в Gmail: Откройте панель задач, щелкнув раскрывающийся список рядом с «Почта». Задачи - это простой список дел, но очень эффективный инструмент управления проектами. Просто нажмите и введите, чтобы добавить новые задачи, установить сроки выполнения или добавить заметки, и отметьте их, как вы сделали. Вы можете повысить производительность с помощью горячих клавиш. Например, с Shift + T, Вы можете создать задачу на основе открытого сообщения.
Используйте документ Google: Вы можете включить функцию «Создать документ» в лабораториях Gmail. Откройте письмо. Нажмите на Подробнее - Создать документ. Тело электронной почты автоматически копируется в Документ Google. Если в Gmail включены сочетания клавиш, вы можете нажать г а также W открыть пустой Документ Google, пока вы находитесь в электронном письме.
Создайте свою личность в подписи
Вот как выглядит моя официальная подпись Gmail. Это было создано с помощью WiseStamp Как оживить подписи электронной почты с помощью WiseStamp Как оживить подписи электронной почты с помощью WiseStamp WiseStamp позволяет создавать несколько персонализированных подписей электронной почты для всех стандартных учетных записей веб-почты, включая Gmail, Windows Live / Hotmail, Yahoo! Почта и AOL Mail. В дополнение к стандартным персональным данным и профилю в социальных сетях…; бесплатный аккаунт позволяет создавать две подписи, поэтому у меня есть одна для личных писем и одна для работы. Моя подпись содержит ссылки на мои профили в Twitter, LinkedIn, Facebook и Google+. С простой подписью я предлагаю не только свой идентификатор электронной почты в качестве контактной ссылки, но и другие, где со мной можно связаться. Подпись на основе профиля помогает создать более профессиональную электронную почту и служит мостом для социальных сетей. Вы даже можете рекламировать свою работу 2 простых способа рекламировать свою последнюю запись в блоге с подписью электронной почты 2 простых способа рекламировать свою последнюю запись в блоге с подписью электронной почты просто с подписью электронной почты.
Вы слышали о шаблонах?
Довольно много электронных писем, которые появляются, могут быть обработаны с шаблонными ответами. В Gmail Labs есть функция под названием «Консервированные ответы», которая, как следует из названия, может использоваться для мгновенных и стандартных ответов на обычные электронные письма..
Активировать консервированные ответы от Настройки - Лаборатории - Консервированные ответы. Нажмите на Сохранить изменения. Составьте новое электронное письмо или ответ, нажмите кнопку «Консервированные ответы», которая находится чуть ниже темы. Ваш первый готовый ответ настроен. Вы можете настроить несколько готовых ответов, которые можно использовать в качестве шаблонов для обычных писем. Несколько лет назад Марк начал использовать консервированные ответы в двух статьях, которые актуальны и сегодня:
- Экономьте время с помощью почтовых шаблонов Gmail, используя “Консервированные ответы” Экономьте время с помощью шаблонов электронной почты Gmail с помощью «Консервированных ответов» Экономьте время с помощью шаблонов электронной почты Gmail с помощью «Консервированных ответов»
- Создайте автоматический ответ по электронной почте с помощью нового фильтра Gmail Создайте автоматический ответ по электронной почте с помощью нового фильтра Gmail Создайте автоматический ответ по электронной почте с помощью нового фильтра Gmail
Не беспокоить - отключить уведомления
Эффективность электронной почты зависит от того, что вы отправляете, а также от того, что вы приглашаете. На каждом сайте, на который вы входите по электронной почте, уведомления по умолчанию включены. Ничто так не убивает производительность, как постоянный поток уведомлений из Facebook, Twitter, Google+, Pinterest и тому подобное. Выключи их. Вам нужны уведомления, когда вы посещаете сами сайты? Поймите, что легко потерять фокус и очень трудно вернуть его.
Сядьте один день ... и отпишитесь
Одним из главных виновников беспорядка электронной почты являются информационные бюллетени, профессиональные подписки и источники новостей. Если вы выполните аудит всего, на что вы подписаны, вы можете обнаружить, что большинство из них не нужны. Но они стали тем лесом, по которому ты скучаешь по деревьям. Приоритетная почта Gmail Приоритетная почта Gmail решает проблему Bacn Приоритетная почта Gmail решает проблему Bacn в некоторой степени помогает. Но лучший способ - отписаться от них вручную. Это отнимает много времени, но вы получаете чище почтовый ящик. Вы также можете управлять своими подписками, используя такие сервисы, как - Unroll.me и Swizzle
Угробить нити
Потоковые разговоры - это здорово. Они облегчают чтение электронной почты, но у них также есть привычка превращаться в длинную, иногда громоздкую цепочку. Возможно, вы заметили, что в большинстве писем обычно указывается весь диалог в последнем отправленном / полученном письме. Таким образом, вы можете сохранить только последнее письмо и удалить оставшееся до него..
Держите это кратко
Одна из моих любимых мозолей - это однозначные ответы, которые не говорят ничего, кроме “Хорошо”, или “Благодарю вас”. Открытие и чтение их отнимает долю минуты, а в течение напряженного дня это может сложиться. Да, но держите ваши письма краткими. Это помогает отправителю, а также получателю. Обрежьте свою электронную почту так, чтобы они соответствовали основам. Кроме того, структурируйте свою почту для лучшей читабельности. Использование маркированных точек или четко определенных абзацев помогает быстрее сканировать электронную почту. Хорошо вспомнить правило пяти предложений Гая Кавасаки -
“Все, что вам нужно сделать, это объяснить, кто вы, что вы хотите, почему вы должны получить это, и когда вам это нужно,.”
И затем, следующий совет всегда священный.
Тема ... тема ... тема
По моему опыту, я пропустил важные электронные письма. Я также открыл электронные письма, которые казалось важный. У обоих было одно общее - плохо сконструированная сюжетная линия. Требуется несколько секунд, чтобы придумать умную тему, которая отражает сообщение. Опять же, это помогает как отправителю, так и получателю, так как становится легче получать электронную почту позже либо с помощью поиска, либо даже вручную. Помните - “лол” не предмет!
Смотри, мама, без рук!
Эффективность электронной почты, к сожалению, требует обратного. Ваша эффективность значительно улучшится, если вы будете изучать сочетания клавиш вместо того, чтобы полагаться на щелчок мышью. Настольные клиенты, такие как Outlook и Thunderbird, поддерживают сочетания клавиш, и с ними легко перемещаться по цепочкам разговоров. А как насчет Gmail? Эти советы должны охватывать все, а некоторые еще:
- СКАЧАТЬ Полезные ярлыки Gmail
- Сочетания клавиш для Gmail: полезное расширение, которое поможет вам с сочетаниями клавиш для учетной записи Gmail [Chrome]
- Быстро изучите сочетания клавиш Gmail с KeyRocket для Gmail Быстро изучите сочетания клавиш Gmail с KeyRocket для Gmail Быстро изучите сочетания клавиш Gmail с KeyRocket для Gmail Получите максимум от Gmail, изучив все его сочетания клавиш. С Keyrocket для Gmail вы будете получать уведомления каждый раз, когда вы используете мышь вместо сочетания клавиш, помогая вам ...
Электронные письма, возможно, похожи на тех партнеров, с которыми вы не хотите жить, но также не можете жить без них. Но, как и любой партнер, он может быть и для вашей производительности. Нам нужно играть правильно. Управление электронной почтой 6 простых приемов для уменьшения стресса электронной почты 6 простых приемов для снижения стресса электронной почты Работа с электронной почтой - лучшая часть моего дня. Никогда в жизни никто не говорил. Вам нужны все советы, которые вы можете получить, чтобы управлять своей электронной почтой? Мы можем тебя выручить! была любимой нашей темой здесь, на MakeUseOf.com. Вам не понадобится совет, но мы с нетерпением ждем вашего. Два предостережения здесь - я основал большую часть этого поста на Gmail, так как это популярный выбор, а также я избегал упоминания об использовании папок, ярлыков и фильтров и других более очевидных советов рабочего процесса..
Итак, какой самый лучший совет, который вы получили, может помочь всем нам более эффективно работать с электронной почтой?
Изображение Кредит: мультфильмы через Shutterstock | если бы вы могли просто написать мне по электронной почте через Shutterstock