4 простых шага к достижению и поддержанию нуля входящих сообщений в Gmail

С тремя учетными записями электронной почты, одной для работы, одной личной и одной для MakeUseOf, я провожу больше времени, проверяя свою электронную почту и пытаясь держать все сообщения под контролем, чем фактически выполняя большую работу. К счастью, все три учетные записи электронной почты являются учетными записями Gmail или Служб Google, поэтому, пытаясь организовать одну учетную запись, я выполнил несколько шагов, которые можно применить ко всем трем. Gmail предоставляет несколько инструментов, которые помогут вам обезопасить ваш почтовый ящик и, что более важно, сохранить его таким.

Достижение Inbox Zero на самом деле довольно простая задача, и поддерживать ее можно с минимальными усилиями с вашей стороны, если у вас есть приличная система..

Это несколько простых шагов, которые могут помочь вам запустить эту систему и, кроме того, освободить ваш архив от больших вложений, которые занимают место, которое даже после огромных возможностей Gmail через несколько лет может закончиться..

Настроить фильтры

Первым шагом при очистке почтового ящика является создание фильтров. Это полезно, потому что фильтры могут применяться ко всем сообщениям, которые уже засоряют ваш почтовый ящик. В то время как фильтры Gmail Как настроить фильтры электронной почты в Gmail, Yahoo Mail и Outlook Как настроить фильтры электронной почты в Gmail, Yahoo Mail и Outlook Фильтрация электронной почты - ваш лучший инструмент для поддержания аккуратности и упорядоченности входящих сообщений. Вот как настроить и использовать фильтры электронной почты в Gmail, Yahoo Mail и Outlook. Создав эти фильтры, Syphir делает все возможное, делая ваши фильтры более эффективными для стероидов..

С помощью Syphir вы можете отфильтровывать массовые пересылки, архивировать электронные письма, если они находятся в вашей папке входящих сообщений в течение определенного времени, отсылать личные сообщения, связанные с Facebook или Twitter в течение рабочего дня, чтобы не отвлекаться и не оставлять свои входящие В чистоте и порядке.

Ключевой способ, с помощью которого вы можете использовать Syphir для поддержания аккуратности и упорядоченности своей электронной почты, - это создать систему меток, которая будет соответствовать вашим личным потребностям, рабочим местам и проектам. Таким образом, поиск старых писем будет несложным. Конечно, если вам неудобно предоставлять сторонним пользователям доступ к вашей электронной почте, вы можете обойтись собственной системой фильтрации Gmail..

Создание фильтров очень важно, когда дело доходит до очистки вашего почтового ящика, потому что, как только вы установите все свои фильтры, ваш почтовый ящик будет остаться организованная.

Конвертировать электронные письма в задачи

После настройки фильтров следующим шагом будет обращение к электронным письмам, которые все еще находятся в вашем почтовом ящике..

Я склонен хранить электронные письма в своем почтовом ящике, пока не решу связанную проблему или задачу. Чаще всего эту задачу можно забыть, и когда вы получаете больше писем, вы рискуете полностью забыть об этом. Прежде чем вы это узнаете, в вашем почтовом ящике снова полно писем, которые вы прочитали, но с которыми не работали.

Чтобы быть в курсе событий, конвертируйте свои электронные письма в задачи сразу, используя Задачи Gmail.

Каждое задание будет сопровождаться ссылкой на соответствующее письмо, поэтому вы не тратите время на его поиск, если вам нужно сослаться на него или ответить на него..

Ответ на обычные письма с использованием готовых ответов

Ответ на обычные электронные письма с использованием стандартных ответов Экономьте время с помощью шаблонов электронной почты Gmail с использованием «Консервированных ответов» Экономьте время с помощью шаблонов электронной почты Gmail с помощью «Консервированных ответов» позволяет легко очищать те электронные письма, в которых вы набираете один и тот же ответ снова и снова.

Использование таких функций, как стандартные ответы Gmail, упрощает и ускоряет достижение конечной цели Inbox Zero..

Используйте приоритетную папку «Входящие», чтобы ответить на остальные ваши электронные письма

Теперь, когда ваш почтовый ящик Gmail организован, и вы ответили на свои обычные электронные письма, используя Консервированные ответы, все, что осталось сделать, - это расставить приоритеты для остальных ваших писем..

Использовать приоритетную входящую почту Gmail Приоритетная входящая почта Gmail решает проблему Bacn Приоритетная входящая почта Gmail решает проблему Bacn, чтобы выяснить, в каком порядке вы будете адресовать или отвечать на полученные вами электронные письма.

Очистить архив

В качестве дополнительного шага, если в вашей учетной записи Gmail не хватает места, вам может потребоваться быстрый и простой способ избавиться от писем, занимающих слишком много места. Есть несколько способов поиска самых больших писем в вашем архиве Gmail..

Самый простой и прямой метод - запустить поиск имеет: прикрепление. Если вы хотите указать тип вложения, поскольку текстовый документ не занимает столько места, сколько аудио- или видеофайл, выполните поиск определенных файлов, используя Имя файла: mp3, Имя файла: AVI, имя файла: mov и так далее.

Если вы хотите передать задачу стороннему сервису, авторизуйте Find Big Mail, и он автоматически искоренит все большие электронные письма в вашей учетной записи Gmail..

FindBigMail выполнит поиск и классифицирует ваши электронные письма по размеру, используя ярлыки в вашем почтовом ящике, которые вы можете затем просмотреть.

Что вы делаете, чтобы ваш почтовый ящик Gmail был пустым? Дайте нам знать об этом в комментариях.

Изображение предоставлено: Shutterstock