5 критических инструментов, необходимых для более продуктивного виртуального офиса

Виртуальный офис - это мобильный офис, расположенный на вашем компьютере или в облаке. Если ваша работа не привязывает вас к конкретному месту, вы можете настроить свои инструменты для работы из любой точки мира. Для все большего числа людей удаленная работа становится реалистичной и сложной альтернативой поездкам на работу в традиционный офис..

В то время как он предлагает невероятную свободу, виртуальная и, возможно, дорожная работа также требует большой дисциплины и отличных организаторских навыков. Я работаю и путешествую более года и, следовательно, могу рассказать вам кое-что о работе из «виртуального офиса».

Связь по электронной почте

Эффективное общение является ключом к продуктивности. Электронная почта остается важным инструментом виртуального офиса для профессионального общения, и, похоже, она не будет заменена в ближайшее время. Ваш почтовый клиент должен быть настроен на автоматическую фильтрацию вашей почты, с его помощью вам будет легче маркировать и сортировать письма, и вы сможете получить доступ к своей почте в Интернете в случае, если что-то случится с вашим компьютером.

Для меня Google Mail с некоторыми пользовательскими настройками и несколькими функциями Google Labs удовлетворяет всем этим требованиям. Мы написали множество статей о GMail на MakeUseOf.

Я также рекомендую прочитать следующие статьи:

• • Как превратить Gmail в многозадачную машину (часть 1) Как превратить Gmail в многозадачную машину (часть 1) Как превратить Gmail в многозадачную машину (часть 1)

• 3 вещи, которые пользователи Pro Gmail настроили в своих учетных записях 3 вещи, которые пользователи Pro Gmail настроили в своих учетных записях 3 вещи, которые пользователи Pro Gmail настроили в своих учетных записях

Организация и планирование

Ни один виртуальный офис не обходится без календаря, который напоминает вам о сроках, событиях и встречах. Из-за его полной интеграции с GMail я использую Календарь Google.

В следующих статьях рассказывается, как максимально эффективно использовать Календарь Google:

• 10 Потрясающих функций Календаря Google, которые вы должны попробовать 10 Потрясающих возможностей Календаря Google, которые вы должны попробовать 10 Потрясающих функций Календаря Google, которые вы должны попробовать
• 5 полезных сценариев Greasemonkey для улучшения Google Calendar 5 полезных сценариев Greasemonkey для улучшения Google Calendar 5 полезных сценариев Greasemonkey для улучшения Google Calendar

Если вам требуется больше помощи, чем может предоставить простой календарь, подумайте о настройке собственной системы виртуального помощника. Pageonce - отличное решение для управления своими счетами, сведениями о поездках и многим другим. Еще один отличный инструмент для поддержания организованности - это «Помни о молоке», инструмент для управления списками, задачами и напоминаниями в Интернете или где угодно, например, в GMail..

• 8 простых способов управлять задачами с помнить молоко 8 простых способов управлять задачами с помнить молоко 8 простых способов управлять задачами с помнить молоко
• 5 умных способов использования помните списки и теги молока 5 умных способов использования помните списки и теги молока 5 умных способов использования помните списки и теги молока

Прямая связь

Важно общаться с людьми. Прямое общение через IM, голос, телефон или видео звонки также помогает передавать информацию более эффективно, чем через электронную почту. В любом случае вам нужно будет напрямую общаться с коллегами или клиентами.

Skype покрывает всю пропускную способность прямой связи. Вы можете использовать его для обмена мгновенными сообщениями, голосового или видеочата, а также для вызова номера телефона..

Проверьте следующие статьи для подсказок и уловок для Skype:

• 5 простых способов исправить низкое качество звука в Skype (или других услугах VoIP) 5 простых способов исправить низкое качество звука в Skype 5 простых способов исправить низкое качество звука в Skype
• Как устранить неполадки, когда в Skype нет видео [Windows] Skype Video не работает? Как проверить и устранить неполадки с вашей камерой Skype Video не работает? Как протестировать и устранить неполадки в вашей камере Это расстраивает, когда видео Skype не работает. Используйте этот контрольный список для решения общих проблем с видеопотоком в Skype.
• Как использовать Skype для записи звонков или проведения интервью с HotRecorder (Windows) Как использовать Skype для записи звонков или проведения интервью с HotRecorder (Windows) Как использовать Skype для записи вызовов или проведения интервью с HotRecorder (Windows)

В качестве альтернативы Skype вы также можете рассмотреть Google Talk или ooVoo.

Хранение и обмен файлами в Интернете

Если ваш офис не только виртуальный, но и облачный, вам нужен надежный онлайн-инструмент для хранения файлов. Вам также может понадобиться инструмент для обмена или совместной работы над документами с вашими партнерами. Dropbox может делать все это и даже больше.

Посмотрите, что мы рекомендуем вам сделать с Dropbox:

• 2 инструмента, чтобы сделать общий доступ к файлам в Dropbox быстрее и проще 2 инструмента, чтобы сделать общий доступ к файлам в Dropbox быстрее и проще 2 инструмента, чтобы сделать общий доступ к файлам в Dropbox быстрее и проще Одним из игроков в игре для обмена файлами является Dropbox. Этот популярный сервис резервного копирования и синхронизации файлов позволяет пользователям легко обмениваться файлами через «Общедоступную папку». С этой функцией, общий доступ к файлам ...
• Еще 3 способа управления файлами Dropbox, о которых вы можете не знать О 3 других способах управления файлами Dropbox, о которых вы можете не знать О 3 других способах управления файлами Dropbox, о которых вы можете не знать О нашей любимой, постоянной службе обмена файлами, Dropbox , щедро предоставляет до 2 гигабайт файлового пространства бесплатно. Для многих пользователей этого может быть достаточно, но теперь, когда Dropbox становится центральной облачной синхронизацией…
• Как восстановить потерянные файлы в Dropbox Как восстановить потерянные файлы в Dropbox Как восстановить потерянные файлы в Dropbox Что произойдет, если вы случайно удалите файл в Dropbox? Будет ли это навсегда, как только изменения синхронизируются? Да, файл исчезнет, ​​но пока не исчезнет полностью. Так и есть ...
• Как создать прямые ссылки на контент Dropbox и автоматизировать процесс Как создать прямые ссылки на контент Dropbox и автоматизировать процесс Как создать прямые ссылки на контент Dropbox и автоматизировать процесс Одним из лучших способов использования Dropbox является обмен файлами. С вашей учетной записью Dropbox вы можете использовать свою общую папку, чтобы делиться файлами с другими. В этой статье я покажу вам быстрый и…
• Как зашифровать ваши данные Dropbox с помощью ENCFS [Linux] Как зашифровать ваши данные Dropbox с помощью ENCFS [Linux] Как зашифровать ваши данные Dropbox с помощью ENCFS [Linux] Dropbox, возможно, является одним из лучших онлайн-инструментов синхронизации файлов. Однако, если вы в последнее время просматривали технические новости, вы увидите, что в Dropbox возникли некоторые проблемы с конфиденциальностью. Поэтому шифрование…

аппаратные средства

Наконец, позвольте мне кратко упомянуть аппаратное обеспечение, которое пригодится. Вам, очевидно, нужен компьютер и, возможно, мобильный телефон. Выбор устройства будет во многом зависеть от личных предпочтений или, возможно, вы будете полностью полагаться на общедоступные компьютеры. В любом случае, есть два дополнительных устройства, которые вы должны рассмотреть:

• Резервное копирование и передача файлов
  Для данных, которые вы не можете или не хотите хранить в Интернете, приобретите SD-карту или USB-накопитель с достаточным объемом памяти. Вы также можете установить мобильные приложения на эти устройства, если вы собираетесь использовать общедоступные компьютеры..
• Наушники и / или гарнитура
  Когда вы работаете в шумном и шумном общественном месте, хорошие наушники могут иметь решающее значение для вашего внимания и здравомыслия. Когда вам иногда нужно совершать звонки через компьютер, обязательно приобретите многофункциональные наушники, которые также служат гарнитурой.

Заключение

Виртуальный офис - это очень индивидуальная установка компьютерного оборудования, программного обеспечения для настольных компьютеров и онлайн-сервисов. Как и в традиционном офисе, инструменты виртуального офиса, которые вы выбираете, в значительной степени зависят от ваших личных требований и предпочтений. Вы можете сделать организацию простой и эффективной, но никогда не забывайте защищать свои данные и выполнять религиозные резервные копии.

Какие приложения и оборудование вы используете в своем виртуальном офисе?

Изображение предоставлено: EDHAR