6 способов заставить занятых людей отвечать на ваши письма

Когда вы проходите мимо кого-то на улице и говорите привет, как вы себя чувствуете, когда они не отвечают приветом? Удивительно, как мало недостаток признания может заставить человека чувствовать, но также удивительно, как много вы можете сделать, чтобы поощрить ответ. То же самое верно для электронных писем.

Теперь представьте обратный сценарий. Вы проходите мимо кого-то на улице, и они кратко смотрят на вас, говорят привет, а затем быстро отворачиваются. Какова вероятность того, что ты ответишь приветом? Теперь представьте человека, который смотрит вам прямо в глаза, широко улыбается и говорит привет - даже используя ваше имя! Вероятность того, что вы будете вдохновлены ответить тем же, намного выше.

То же самое относится и к электронной почте. За исключением того, что вместо выражения лица или тона голоса, когда дело доходит до электронной почты, существует совершенно другой набор правил, которые будут поощрять или отговаривать человека попадать в “Ответить” Кнопка и ответим вам. В этом посте я поделюсь с вами некоторыми уловками, которые я выучил за эти годы, - советами, которые значительно повысят ваш успех при получении ответов по электронной почте даже от очень занятых людей..

Зачем вам нужен ответ?

Когда я сменил работу несколько лет назад, я начал работать в компании, где люди были гораздо занятее, чем на моей прошлой работе. Люди едва успели завершить работу над проектом, поэтому ответы на электронные письма стали задачей определения приоритетов в 5 фильтрах Gmail, чтобы помочь расставить приоритеты и упорядочить свои почтовые ящики 5 фильтров Gmail, чтобы помочь расставить приоритеты и упорядочить ваши почтовые ящики, какие фильтры должен иметь каждый человек в своем арсенале, чтобы их почтовый ящик такой же аккуратный, как и мой? Я здесь, чтобы помочь вам начать настройку первых пяти фильтров или…. Вскоре я узнал, что если я не буду следовать определенному формату и подходу при отправке писем по электронной почте, я не смогу получить ответ в течение многих дней, если вообще.

Первое, что вам нужно сделать, отправив электронное письмо кому-то, особенно человеку, который очень занят, - это быстро составить список ваших собственных причин, чтобы отправить им электронное письмо. Если они заняты, а ваша электронная почта не является проблемой с достаточно высоким приоритетом, она, вероятно, будет спрятана где-то в списке дел, только для того, чтобы с ней можно было справиться, когда есть больше времени, чтобы сосредоточиться на проблеме (если вообще ). Занятым людям трудно управлять электронной почтой. Чем они занятее, тем менее вероятно, что вы получите ответ, если не будете правильно разыгрывать свои карты.

Если вы можете обосновать важность вопроса достаточно, чтобы гарантировать электронную почту, то во что бы то ни стало, давайте начнем.

Задайте вопрос - желательно о них

В 2012 году исследователи Гарвардского университета провели довольно тщательное исследование, которое даже включало сканирование мозга, и обнаружили, что люди на самом деле получают “биохимический гул” говорить о себе. Чем сильнее человек - как много чрезвычайно занятых людей - тем больше ему нравится говорить о себе. В конце концов, есть только так много правильно сказать?

Это означает, что если вы перебираете пряди личного вопроса внутри своей электронной почты, вы в основном искушаете этого человека личным подспорьем - возможностью немного “жужжание” поделившись чем-то о себе с вами. А некоторым просто очень, очень нравится возможность иметь мыльницу. Так дайте им это.

Вы можете просто спросить, как продвигается проект, над которым они работают. Если вы очень близки с ними и достаточно часто говорите о семье, спросите, как дела в семье. Если есть большая игра, о которой все говорят - спросите их, что они думают. Дайте им возможность ответить вам и “сделать перерыв” так много думать о работе. Вы можете дополнить свой вопрос рабочим вопросом, который вы хотели задать в первую очередь, но запрос мнения приведет к необходимости “I-получить-To-Talk-About-сам” высоко.

Дополнительный бонус: используйте что-то общее между вами. Дети. Любовь к бейсболу. Что бы это ни было - сначала установите эту личную связь. Человек будет меньше шансов быстро отправить письмо на потом.

Выберите срочную тему

Занятые люди, естественно, начинают расставлять приоритеты по электронной почте, а иногда они даже не открывают письмо для этого. Они быстро взглянут на сюжетную линию. Итак, если вы хотите получить быстрый ответ от этих людей, вы можете просто представить, насколько важна сюжетная линия. Если вам нужны советы о том, как это сделать, я настоятельно рекомендую совет Аарона о том, как сделать вашу тему заметной. Как сделать так, чтобы ваше почтовое сообщение выделялось в загруженном почтовом ящике Как сделать ваше почтовое сообщение выделенным в загруженном почтовом ящике? когда-нибудь отправлял электронное письмо, которое, по вашему мнению, было важно только после того, как на него ответили много дней спустя, или, что еще хуже, забыли? Конечно, иногда это не под вашим контролем, но есть вещи, которые вы можете сделать ... в хаотичном почтовом ящике.

Суть в следующем: если вам нужен ответ сразу, то почему вашей теме не предшествует “ВАЖНЫЙ:” или же “СРОЧНО:” ? В этом нет ничего плохого, и на самом деле это полезно для занятых людей, которые используют такие строки темы как визуальный индикатор того, что атаковать первым в почтовом ящике. Только не делайте этого из-за глупых, неважных вопросов, или вы станете “мальчик, который плакал волк”, и ваши письма в конечном итоге будут полностью игнорироваться!

Держите это коротким и сладким

Это та часть статьи, где я становлюсь лицемерным. Парень, который пишет статьи в 2000 слов, собирается сказать США, чтобы они были короткими и приятными? Ага. Это именно то, что я”Я собираюсь сделать. Мы говорим здесь по электронной почте, и вот урок, который мистер Води усвоил в первый год своей новой работы: PILE. Это аббревиатура, которую я только что придумал. Это означает, что люди игнорируют длинные электронные письма.

После шести месяцев, когда люди игнорировали мои длинные и сложные электронные письма, я попробовал что-то новое. Я начал писать очень, очень короткие электронные письма, в которых только указывалось на что. Я не предоставил дополнительную информацию, но в конце писем я предложил предоставить больше информации, если они хотят.

Я начал отбрасывать свои электронные письма вниз. Когда я подумал, что они достаточно короткие, я прошел и отрезал еще немного. Вы должны спросить себя, эта линия просто лишняя? Вы делитесь информацией ради того, чтобы люди знали, сколько вы знаете - или это не имеет большого значения для рассматриваемой проблемы? Сократите слова. Быстро добраться до сути. Когда я начал это делать, я заметил стремительный рост скорости отклика. Если вы можете сократить свою электронную почту до одной строки - шансы довольно хороши, вы получите немедленный ответ.

Подкупить их

Если мы собираемся быть честными здесь, то вы должны признать, что по своей природе люди являются корыстной группой. Когда люди видят, что может быть “что-то в этом” для них они чувствуют себя более вынужденными принять меры. Вы можете воспользоваться этим в электронном письме, закрыв свое письмо чем-то вроде, “Итак, вернись ко мне с хорошим временем, когда ты можешь поговорить об этом за чашкой кофе - обо мне!”

Бесплатная чашка кофе только для того, чтобы нажать кнопку ответа? Это хороший стимул. И если проблема еще важнее - скажем, вы пытаетесь что-то продать или получить нового клиента - продолжайте и предложите купить обед. Это небольшое вложение того стоит. Люди любят бесплатный обед.

Привлечь вторую сторону

Если вы несколько раз писали кому-то по электронной почте, перепробовали все перечисленные выше тактики и до сих пор не получили никаких ответов, то пришло время вытащить большие пушки. Я обычно резервирую эти две последние тактики для людей, которые постоянно игнорируют электронные письма. Первый “Большой пистолет” подход заключается в том, чтобы привлечь кого-то, кто может быть связан с ситуацией. Это может быть ваш начальник или дополнительный человек, с которым вы работаете над проектом, который задерживается, потому что этот человек не отвечает на вашу электронную почту.

Это не то, что вы хотите сделать на первом, втором или даже третьем письме. Однако, если вас явно игнорируют, напишите еще одно вежливое электронное письмо и просто отправьте копию заинтересованному лицу. Если это кто-то выше, например, ваш начальник, и другой человек знает, что у него есть авторитет, он быстро ответит. Из всех хронических невежд, с которыми я имел дело на протяжении многих лет, это “куб.см” Подход подсказывает ответ 99 процентов времени. Есть что-то в наличии аудитории, которая трансформирует диалог и внезапно делает его более приоритетным.

Постоянно напоминания о проблеме

Если вы когда-нибудь смотрели фильм «Побег из Шоушенка» или читали новеллу, написанную Стивеном Кингом, вы можете вспомнить ту часть, в которой Энди Дюфрен каждую неделю отправляет одно письмо в Сенат штата, прося денег на тюремную библиотеку. Получив несколько сотен долларов и пожертвование книг, Энди начинает отправлять по два письма в неделю, требуя еще больше денег..

Дело в том, что настойчивость работает. Называйте это раздражающим, усугубляющим или раздражающим - но если вам действительно очень нужен ответ на что-то важное, постоянно спрашивайте человека, вежливо ли он получил ваше последнее электронное письмо, будет один из двух желаемых эффектов. Это заставит человека копаться в его почтовом ящике в поисках электронной почты, о которой вы говорите, или заставит его понять, что единственный способ заставить вас уйти - это ответить на ваше письмо. Это, безусловно, последнее средство, но оно также работает..

Какие методы вы используете, чтобы получить более быстрый ответ на ваши электронные письма? Что работает для вас? Поделитесь своими собственными советами и рекомендациями в разделе комментариев ниже!

Изображение предоставлено: перегруженный бизнесмен (Shutterstock), произносящий речь (Shutterstock), важный знак (Shutterstock), точка-точка (Shutterstock), точка-точка (Shutterstock).