7 советов по эффективности электронной почты, чтобы получить больше электронной почты сделано, быстрее

Жизнь вращается вокруг общения и буквально ничего не может быть достигнуто без него. Электронная почта - это средство коммуникации, призванное облегчить вашу жизнь. Вместо того, чтобы набирать письмо или пытаться поймать кого-то по телефону или лично, вы можете быстро набрать несколько строк и закончить..

Но электронная почта также может быть значительной потерей времени. Обычно это происходит, когда используется неправильно. Многие люди отправляют вам электронные письма, которые вам не нужны, с темами, которые не отражают содержание, и содержат больше слов, чем необходимо. Но это также может быть вашей собственной ошибкой, например, если вы неправильно обрабатываете электронные письма или неправильно используете свой почтовый ящик как список дел или список чтения. Факт заключается в том, что вы можете быстрее получать электронную почту, улучшая свои привычки и неукоснительно применяя несколько ключевых советов по эффективности электронной почты..

Расписание Email Time

Если вы боитесь присматривать за своими электронными письмами или регулярно проводите слишком много времени, очищая свой почтовый ящик, попробуйте зафиксировать расписание. Некоторые люди рекомендуют делать электронные письма в течение установленного времени два раза в день. Планирование времени разумно, потому что оно создает временные рамки и пространство, чтобы сконцентрироваться на выполнении задачи. Кроме того, вы выясните, сколько времени вы действительно проводите с электронными письмами..

Проверка электронной почты только два раза в день не работает для всех. Если вам нужно быть в курсе событий и проверять свою электронную почту несколько раз в течение дня, уделите себе несколько минут каждый час в дополнение к проверке и обработке электронной почты утром и вечером. Эти короткие спринты по электронной почте - это возможность ответить на срочные электронные письма или ответить на электронное письмо, которое вам сначала понадобилось для получения информации..

Идея состоит в том, чтобы ...

• создать ограничение по времени, запланировав время электронной почты,
• иметь стремление оставаться в пределах этого предела,
• стать быстрее, и
• постепенно освобождаю время на вашем графике.

Это мышление помогает вам сосредоточиться и стать более эффективным. Объедините это со всеми другими советами по эффективности работы с электронной почтой в этой статье, и вы скоро ускорите свои электронные письма, как никогда раньше.

Обрабатывать каждое открытое вами электронное письмо

Каждое открытое вами электронное письмо требует, чтобы вы действовали так или иначе. Это сразу же экономит время, потому что вам больше не придется иметь дело с этим письмом. Вы также будете очищать свой почтовый ящик, по крайней мере, один раз в день, что является чувством освобождения.

Для каждого открытого вами электронного письма действуйте немедленно, если это возможно, или запланируйте задачу, если это необходимо, а затем заархивируйте или удалите это письмо. Мгновенное действие может означать, что вы быстро отвечаете, делаете короткий телефонный звонок, переносите даты в свой календарь, добавляете задачи в свой список дел, отправляете электронные письма или любой контент для чтения позже. Всякий раз, когда вы не можете ответить или действовать немедленно, составьте план ответа и запланируйте задачу, чтобы решить, что вам нужно делать. В любом случае, получите все электронные письма из вашего почтового ящика.

Обратите внимание, что в Gmail каждое письмо имеет уникальный URL-адрес. Знаете ли вы, что можете добавлять в закладки определенные сообщения Gmail? Вот как и почему вы знали, что можете создавать закладки для определенных сообщений Gmail? Вот как и почему Было сделано много случаев того, почему Gmail является гениальным клиентом веб-почты. Теперь, хотя поиск писем в Gmail почти тривиален, знание того, что вы можете их найти, не означает, что вы… Теперь не используйте это для закладки ваших электронных писем! Вместо этого добавьте ссылку на соответствующую задачу в свой список дел или запись в календаре. Это намного лучше, чем отслеживать эти письма в вашем почтовом ящике..

Чтобы максимально использовать свое время ...

• действовать на каждое открытое письмо,
• перенести задачи и даты в свой список дел или календарь и
• добавить адреса электронной почты для справки,
• ответить немедленно, если это возможно,
• подготовить ответ, если это необходимо,
• архивировать или удалять каждое открытое вами электронное письмо и,
• Обрабатывать папку «Черновики» и список задач один раз в день.

Фильтр и ярлыки писем

Многие люди хранят электронные письма в своем почтовом ящике, потому что они не знают, как лучше их отслеживать. Это способствует беспорядку и со временем фактически затрудняет поиск вещей. В Gmail вы можете легко найти любую электронную почту с помощью мощной функции поиска. 5 расширенных операторов поиска Gmail, которые вы должны знать. 5 расширенных операторов поиска Gmail, которые вы должны знать. Gmail - это гениальный клиент веб-почты со многими удивительными функциями. Будучи сервисом Google, одной из его сильных сторон, очевидно, является поиск. И именно так Google революционизировал электронную почту. В Gmail у вас нет ... Кроме того, вы можете пометить электронные письма, чтобы быстро найти их, если вы должны держать их в папке «Входящие» или сортировать их по папкам, чтобы получить их позже.

Вместо ручной сортировки писем вы можете настроить фильтры для автоматической обработки получаемых вами писем. 5 Фильтров Gmail, чтобы помочь расставить приоритеты и упорядочить ваш почтовый ящик. что их почтовый ящик такой же упорядоченный, как и мой? Я здесь, чтобы помочь вам начать настройку первых пяти фильтров или…, включая уведомления, подписки, дайджесты, а также электронные письма от конкретных людей. Вместо того, чтобы устанавливать новый фильтр для каждого отдельного источника, создайте псевдоним электронной почты. Разделяйте и покоряйте свою электронную почту с помощью псевдонимов Gmail. Разделяйте и покоряйте свою электронную почту с помощью псевдонимов Gmail. все о папках, тегах, фильтрах, приоритетных метках и тому подобном. Не то, чтобы что-то из этого было плохим - на самом деле, большинство… для типов электронных писем (например, уведомлений на форуме или подписок на рассылку) и фильтров электронной почты на основе того, на какой адрес электронной почты они отправлены. Направляя эти электронные письма в их собственную выделенную папку, они никогда не будут забивать вашу папку входящих сообщений, вы не будете тратить время на их обработку, и вы все равно сможете прочитать их, когда у вас есть время.

Лучший способ управлять вашей электронной почтой - это ...

• научитесь искать свою электронную почту,
• этикетка и
• сортировать электронные письма,
• в идеале с автоматическими фильтрами, где это возможно, и
• сделайте так, чтобы они обходили ваш почтовый ящик, если вам никогда не нужно иметь дело с ними немедленно.

Уменьшить входящую электронную почту

Когда вы начнете ежедневно очищать свой почтовый ящик, вы заметите, какие письма вам не нужны. Вместо настройки фильтров для электронных писем, которые вы на самом деле не хотите получать или у которых никогда не будет времени на чтение, действуйте. Это может означать, что вы отмените подписку на новостную рассылку, которую вы никогда не читаете, расскажете другу, чтобы он больше не отправлял вам мультфильмы, или попросите коллегу отправлять вам только важные сообщения.

Короче говоря, адресуйте ненужные электронные письма, отмените подписку строго, и фильтруйте в корзину при необходимости.

Подайте пример: держите ваши собственные письма четкими и краткими

Требуется время, чтобы составить сложное письмо. И требуется время, чтобы прочитать и обработать его. Сэкономьте время себе и другим и научитесь делать ваши электронные письма четкими и краткими.

Это начинается с хорошей сюжетной линии. Убедитесь, что он четко отражает содержание вашей электронной почты. Это станет проще, если вы будете придерживаться одной темы в письме. Наконец, держите вашу электронную почту краткой. Я не рекомендовал бы политику с одним предложением, но ежедневные рабочие письма должны быть краткими. Подумайте и извлеките суть того, что вы хотите сообщить, прежде чем отправлять.

Ваши получатели будут любить ваши электронные письма, если они содержат ...

• четкая сюжетная линия,
• одна тема на электронную почту,
• ключевые идеи четко выражены в
• не более 1-5 предложений.

Используйте консервированные ответы

Если вы получаете много электронных писем, для которых более или менее требуется один и тот же ответ, создайте шаблон и настройте стандартный ответ. Это может сэкономить много времени и очень легко сделать с Gmail. Мы посвятили целую статью о том, как отправить электронное письмо быстрее и лучше с помощью готовых ответов. Быстрее отправить электронное письмо и лучше с помощью готовых ответов. Нет проблем, возьмите банку. Нужна походная еда, которая не испортится? Легко, принеси консервы. Надоело печатать одинаковые ответы по электронной почте? Попробуйте консервированные письма! Считать… .

Используйте сочетания клавиш

Большинство почтовых программ предлагают сочетания клавиш. Например, в Gmail есть ярлыки для ответа (а), удаления (SHIFT + 3) или архивирования электронной почты (а). Мы составили сводку полезных ярлыков Gmail в формате PDF здесь. Обратите внимание, что вам, возможно, придется включить сочетания клавиш. Потратьте несколько минут, чтобы освоить сочетания клавиш для выбранного вами почтового клиента, и вы будете обрабатывать свои письма намного быстрее с каждым днем.

Вот еще несколько советов по эффективности электронной почты, которые помогут вам более эффективно использовать электронную почту. 10 советов, которые помогут вам более эффективно отправлять электронную почту. утром. Это немного парадоксально, но это правда, что электронная почта и производительность находятся в ссоре ... .

Заключение

Электронная почта - это средство коммуникации, которое должно служить вам, а не контролировать вашу жизнь. Четко определите, чего вы хотите достичь с помощью этого инструмента коммуникации, как вы хотите тратить свое время, и автоматизируйте или устраните все, что стоит между вами, и быстро обрабатывайте вашу электронную почту. Если все сделано правильно, очистка вашего почтового ящика не займет много времени. И если у вас есть хорошая рутина, вы не будете беспокоиться о том, что не будете проверять свою электронную почту в течение нескольких часов или дня, так как вы выполняете более важную работу. Вы будете знать, что ваша рутина позволит вам пахать через затопленный почтовый ящик в кратчайшие сроки.

Есть ли у вас какие-либо советы по обработке электронной почты, которые я пропустил?

Изображение предоставлено: Логотип электронной почты через Shutterstock, Часы и электронная почта через Shutterstock, Входящие через Shutterstock, Входящая электронная почта через Shutterstock, Речевые пузыри через Shutterstock