Brian Curtis
15 
2432
469
Существуют противоречивые мнения о том, как трудно использовать Microsoft Access. Одна школа мысли предполагает, что это сложно, сложно и выходит за рамки нормальных людей. С другой стороны, его так же легко использовать, как и Excel..
Я здесь, чтобы сказать вам правду. И он находится где-то между ними. Доступ требует больше усилий, чтобы ознакомиться с таблицей, но это не сложно и очень эффективно.
Вы можете начать прямо здесь. После этого вводного руководства по Microsoft Access я опишу посты о различных частях, составляющих Access, и покажу, как сэкономить время и усилия..
Microsoft Access Tutorial: начиная с самого начала
Сначала немного скучная теория. Я сделаю это так быстро, как смогу, и, надеюсь, это не повредит слишком много.
Microsoft Access - это СУБД (система управления реляционными базами данных). Это часто называют базой данных, этот термин на самом деле относится к информации, которую вы храните в ней. Это как разница между конкретной таблицей и самим Excel.
Поскольку RDBMS идет, Доступ определенно в меньшем конце масштаба. Он не идеален для баз данных объемом более 2 ГБ и не очень хорошо справляется с одновременной базой пользователей более чем с полдюжины.
Но в этих рамках трудно найти что-то более всеобъемлющее по цене, и многие люди уже имеют продукт, если у них есть соответствующая версия Microsoft Office..
Для тех из вас, кто использовал Excel или почти любую другую электронную таблицу, есть некоторые фундаментальные различия, которые нужно понять, а затем воспользоваться.
Во-первых, данные и отображение отдельно в Access. То есть вы не форматируете данные, чтобы они выглядели хорошо или чтобы их было легко вводить. Вместо этого вы структурируете его, чтобы иметь смысл, а затем разрабатываете отдельные формы и отчеты для вывода данных..
Во-вторых, вы (как правило) не храните расчеты. Вы храните необработанные данные и выполняете расчеты, когда они вам нужны.
Третий и последний на данный момент. В Excel очень легко справиться с исключением. Например, если у вас есть столбец, который заполнен числовыми значениями, довольно просто в одной строке решить, что поместить слово “˜Джим в камере вместо этого имеет больше смысла. Вы не можете сделать это в любой разумно спроектированной базе данных Access, поэтому планирование является более важным.
Чтобы разобраться в этом, несколько кратких резюме различных частей Access. Не все должно иметь смысл с первого раза. Я расскажу о каждом из них подробно в ближайшее время.
В этой серии публикаций предполагается, что вы знакомы с Excel или чем-то подобным. Если вы провели последние несколько десятилетий в безвыходном положении, сначала лучше освоиться с Excel. Ты поблагодаришь меня позже. Я также собираюсь предположить, что вы хотите создать локальную базу данных для пользователей Windows, хотя Access также может создавать веб-базы данных..
Мы уже писали несколько полезных статей для Excel, так что не стесняйтесь прогуляться по ним. Мы можем помочь вам с календарями Как сделать шаблон календаря в Excel Как сделать шаблон календаря в Excel Вам всегда понадобится календарь. Мы покажем вам, как создать свой собственный шаблон бесплатно с Microsoft Excel. , бюджеты Составьте личный бюджет в Excel за 4 простых шага Создайте личный бюджет в Excel за 4 простых шага У вас так много долгов, что на его погашение потребуются десятилетия? Пришло время составить бюджет и применить несколько хитростей Excel, чтобы помочь вам погасить свой долг раньше. , диаграммы Как создать самообновляющиеся диаграммы Excel за три простых шага Как создать самообновляющиеся диаграммы Excel за три простых шага Мы покажем, как сделать самообновление своих диаграмм Excel. Просто добавьте новые данные и посмотрите, как они автоматически отображаются на вашем графике. Это быстро и просто. и печать 7 Советы по печати Excel: пошаговая печать электронной таблицы 7 Советы по печати Excel: пошаговая печать электронной таблицы У вас возникли проблемы с печатью из Microsoft Excel? Это руководство покажет вам, как правильно распечатать электронную таблицу Excel. , Я даже написал небольшую статью об использовании ручки заливки Как сэкономить время в Excel с помощью ручки заливки Как сэкономить время в Excel с помощью ручки заливки Освоение ручки заливки - это первый шаг к тому, чтобы стать мастером Excel. экономить время.
таблицы
Это основные строительные блоки приложения Access и часть, которая больше всего работает как электронная таблица..
Планирование требуется, хотя, потому что вам нужно решить, как все столбцы будут работать, прежде чем начать.
Вот кое-что для размышления, прежде чем мы вернемся к этому подробно позже в этом руководстве Microsoft Access. В основном в Excel вы имеете дело с одной электронной таблицей.
В Access вы обычно используете несколько таблиц. Иногда значительное количество. Таблицы в Access могут быть связаны между собой способами, которые имеют смысл с точки зрения того, как связана информация. Вот где “˜R в RDBMS происходит, и это сила доступа.
Запросы
Это способ, которым вы задаете вопросы Access. Вы можете создавать их на лету и сохранять их для последующего использования. В общем смысле ответы не сохраняются. Просто запросы, которые дадут ответы. Это здорово, потому что в следующий раз, когда вы зададите вопрос, если данные были обновлены, вы получите другой ответ.
формы
Это визуальные компоненты, которые упрощают ввод и просмотр данных на экране..
Не всем будет удобно вводить данные прямо в создаваемые вами таблицы, и вам может потребоваться больший контроль над тем, как работает этот ввод. Формы являются ответом.
Вы также можете настроить их для более практического просмотра данных из таблиц или запросов на экране.
Отчеты
Иногда вы не хотите видеть вещи на экране. Вы хотите распечатать их или по электронной почте своему боссу.
Возможно, вы захотите передать информацию тому, кто не может использовать Access самостоятельно. Вы можете легко проектировать и создавать подходящие отчеты для большинства ситуаций.
Макросы и модули
Здесь все становится немного сложнее. Лучше иметь хорошее понимание всех вышеперечисленных компонентов, прежде чем проводить какое-то время с этими.
Оба варианта представляют собой способы автоматизации задач в Access, при этом проще выбирать макросы, а модули VBA - более эффективные. Оба имеют свое применение, и мы вернемся к ним позже.
Резюме
Доступ сложен, но это не сложно. С точки зрения Excel таблицы Access похожи на электронные таблицы, но более структурированы. Все остальное касается манипулирования этими таблицами, чтобы задавать вопросы, просматривать, сообщать и автоматизировать.
Сложность того стоит, потому что мощь Access дает вам возможность достичь большего. Я скоро вернусь с постом все о столах.
А пока найдите таблицу, которую вы можете заменить базой данных. Посмотрите на листы и посмотрите, сможете ли вы найти какие-либо несоответствия. Вы должны привести их в порядок, чтобы использовать данные в Access.
Вы вообще используете Access? Вы боролись? Какие у вас проблемы? Дай мне знать в комментариях.