Michael Cain
0 
4544
205
182 900 000 000 электронных писем.
182,9 млрд.
Это более 25 писем на каждого человека на планете.
И это только то, что мы отправляем за один день (PDF).
Учитывая огромное количество писем, отправляемых и получаемых каждый день, неудивительно, что это электронное сообщение стало слишком сложным для многих из нас. Но не волнуйтесь, вот некоторые секреты производительности, которые могут помочь вам приручить зверя.
Используйте консервированные ответы
Я не могу подчеркнуть важность этого. Скорее всего, вы отвечаете на многие электронные письма одинаково, будь то отказ от представления, признание усилий коллеги или простое приветствие. Единственное, что вам абсолютно необходимо сделать, это создать готовые ответы на ваши наиболее часто используемые письма.
Настроить готовые ответы в Gmail по электронной почте очень просто и лучше с помощью готовых ответов По электронной почте быстрее и лучше с помощью готовых ответов У вас нет времени готовить обед? Нет проблем, возьмите банку. Нужна походная еда, которая не испортится? Легко, принеси консервы. Надоело печатать одинаковые ответы по электронной почте? Попробуйте консервированные письма! Подумайте ... или любой другой почтовый клиент. Неважно, насколько вы машинистка, вы не быстрее, чем два щелчка мышью, верно? Сэкономьте время и сделайте это сейчас.
Настройка фильтров и ярлыков / папок
Лучший способ справиться с перегрузкой - сначала разобраться с ней. Это означает использование фильтров и ярлыков / папок в вашем почтовом ящике. В Outlook есть папки, в Gmail есть ярлыки, и в обоих есть фильтры, которые можно настроить для автоматической маршрутизации электронной почты в эти папки и ярлыки. Вы можете настроить расширенные фильтры 5 фильтров Gmail, чтобы помочь расставить приоритеты и упорядочить свои почтовые ящики 5 Фильтров Gmail, чтобы помочь расставить приоритеты и упорядочите свои почтовые ящики, какие фильтры должен иметь каждый человек в своем арсенале, чтобы их почтовые ящики были такими же упорядоченными, как и мои? Я здесь, чтобы помочь вам начать настройку первых пяти фильтров или ... в Gmail в соответствии с вашими потребностями. Фактически, Gmail предлагает автоматически вносить заказ в вашу электронную почту. 6 способов вернуть вашу электронную почту. 6 способов восстановить вашу электронную почту. Есть ли что-нибудь еще столь же полезное, распространенное и разочаровывающее, как почтовый ящик? Он существует всегда, и мы продолжаем его использовать, и пока мы будем его использовать, люди, подобные мне, будут… с его новым Приоритетным Входящим почтовым ящиком.
Им нужно некоторое время, чтобы хорошо настроить и классифицировать, а первый месяц требует от вас постоянного вклада. Но в конечном итоге это стоит вашего времени. Не просто поспешно помещайте вещи под ярлыки и фильтры, думайте об этом и хорошо классифицируйте, потому что именно эту автоматизацию ваш почтовый ящик будет использовать всю оставшуюся жизнь.
Я считаю, что лучше всего выполнить трехэтапную проверку перед тем, как отфильтровать письмо:
- Спросите себя, какое название ярлыка / папки (существующее или нет) будет лучшим для этого сообщения.
- Проверьте, существует ли это имя, и если нет, создайте его.
- Спросите себя, должно ли это имя быть отдельным объектом или подразделяться в одну из существующих папок.
Делайте это регулярно, и ваш почтовый ящик будет чище.
Возьмите свой список дел в другом месте
Скажи это мне, ребята: “Ваш почтовый ящик не ваш список дел.” Вивек Халдар из Google написал об этом некоторое время назад, и я не мог согласиться с этим. Вот дубль Хелдара:
Электронная почта - ужасное место для списка задач. Я действительно не понимаю, как можно привязать GTD к электронной почте. Электронная почта не действует. Как только вы прочитаете это и поймете это, у вас может получиться четкое действие, но ваш почтовый ящик - не то место, где его можно запихнуть.
Ваша электронная почта посвящена общению, так что пусть об этом. Существует множество фантастических приложений для списков дел, и я очень рекомендую Any.do или Wunderlist Wunderlist - Лучшее приложение для списка дел на iPhone [iOS] Wunderlist - Лучшее приложение для списка дел на iPhone [iOS] Wunderlist - это один из самых простых способов отслеживать то, что вам нужно сделать. Он имеет элегантный пользовательский интерфейс, который имеет смысл. Любой может поднять его и понять, как ... .
Отписаться от мусора
Вы не поверите, сколько новостных рассылок и другой нежелательной почты засоряет ваш почтовый ящик, несмотря на спам-фильтр. И как только беспорядок начинает накапливаться, он может быстро выйти из-под контроля. Чтобы остановить его на своем пути, вам нужно начать отписываться, и есть один действительно легкий трюк, чтобы сделать это.
В вашем почтовом клиенте просто найдите слово “отказаться от подписки”. Он добавляется в конце каждого информационного бюллетеня, поэтому вы внезапно увидите список всех массовых писем в вашем почтовом ящике. Теперь просто откройте их один за другим и отпишитесь. Я рекомендую использовать панель предварительного просмотра Gmail, когда вы делаете это, чтобы ускорить процесс.
Существуют также надстройки и сервисы для быстрой отмены подписки на списки рассылки. Очистите свою папку «Входящие»: быстро отмените подписку на несколько информационных бюллетеней с помощью этих инструментов Очистите папку «Входящие»: быстро отмените подписку на несколько информационных бюллетеней с помощью этих инструментов Отказ от подписки на информационные бюллетени - это больше, чем просто спам. Большинство новостных рассылок, которые заполняют наш почтовый ящик, не продают лекарства или предлагают призовые деньги - это подлинные новостные рассылки от проверенных компаний, на которые мы сами подписались ... или сгруппировали их в дайджесты электронной почты.
Золотой вопрос, чтобы задать каждый адрес электронной почты
Это важная персона, и это помогло мне справиться с перегрузкой входящих сообщений за последний год. Том Стаффорд из BBC Future предложил один золотой вопрос, который нужно задать себе при открытии любого сообщения:
“Если бы у меня не было этой информации в моем почтовом ящике, я бы пошел искать ее?”
Если ответ «нет», не нажимайте «Ответить» или «Удалить», даже не открывая его. Это так просто. Нет, вы не пропустите ничего огромного - я занимаюсь этим уже год, и это на самом деле работает. Вот объяснение Стаффорда для этого:
Нигде это так не очевидно, как электронная почта группы и лавина ответов, которая неизменно следует. Нанесите ответный удар, напомнив себе, что не на все электронные письма нужно отвечать, что многие вопросы будут и должны решаться другими людьми. Спроси себя: “Если бы у меня не было этой информации в моем почтовом ящике, я бы пошел искать ее?” В большинстве случаев ответ, вероятно, “нет”, и это признак того, что кто-то еще контролирует ваше внимание.
Поделитесь своей электронной почтой
У каждого есть свои хаки электронной почты, чтобы управлять беспорядком, и лучший способ учиться - делиться ими. У нас также есть свое собственное руководство по Gmail для всех. Это помогает, как и советы от профессиональных пользователей. Если бы Стаффорд не написал эту статью, я все равно утонул бы в сообщениях, и я всегда благодарен ему за это.
Итак, скажите мне, как вы справляетесь с перегрузкой электронной почты? 3 подсказки, чтобы справиться с перегрузкой электронной почты в Gmail [Показать и рассказать] 3 подсказки, чтобы справиться с перегрузкой электронной почты в Gmail [Показать и рассказать] Большинство из нас страдают от информационной перегрузки. Быть перегруженным частными электронными письмами не может быть большой проблемой, и игнорирование половины электронных писем фактически приемлемо в определенной степени. Однако в профессиональной жизни ...? Здесь нет неправильных ответов, ребята.
Кредиты изображений: Пит, Ларс Плугманн