Joseph Goodman
0 
3485
729
Если вы работаете в обычной офисной среде, вполне вероятно, что почтовой системой является сервер Exchange, а почтовым клиентом является Outlook. Мы рассмотрели Outlook здесь, в MUO, с нескольких точек зрения, включая отслеживание электронных писем журнала Outlook, телефонных звонков и задач с помощью журнала Outlook. Отслеживание электронных писем, телефонных звонков и задач журнала Outlook, поскольку Outlook почти так же распространен, как Word и Excel, в большинстве работать на компьютерах по всему миру, я хотел бы поделиться с вами несколькими советами о том, как вы можете использовать действительно крутой журнал ... и резервное копирование данных Outlook 5 простых способов резервного копирования данных Microsoft Outlook 5 простых способов резервного копирования ваших Данные Microsoft Outlook. Мы даже рассмотрели несколько классных сценариев VBA в Outlook, где вы можете экспортировать свои задачи в электронную таблицу Excel. Как экспортировать задачи Outlook в Excel с помощью VBA. Как экспортировать задачи Outlook в Excel с помощью VBA. Являетесь ли вы поклонником Microsoft или нет? По крайней мере, о продуктах MS Office можно сказать, как легко интегрировать каждый из них друг с другом… .
В этой статье я собираюсь подробнее рассмотреть сам клиент Outlook и некоторые из распространенных ошибок Outlook, жертвами которых люди часто становятся. К счастью, есть несколько встроенных инструментов, которые вы можете использовать, чтобы попытаться защитить себя от совершения одной из тех ошибок на работе, которая займет у вас много времени, чтобы жить.
Каковы некоторые из этих ошибок? Как насчет удара “повторить все” на одну из тех массовых рассылок и дурака из себя? Как насчет того, чтобы написать что-то быстро в пылу страсти своему боссу, о котором вы полностью сожалеете, когда нажимаете “Отправить“? Существует так много ситуаций, когда люди могут относиться к подобным ситуациям, и у многих людей есть свои собственные ужасы по электронной почте. Таким образом, имеет смысл, что Microsoft встроит несколько важных инструментов, которые помогут защититься от этих распространенных ошибок Outlook.
Опасности электронной почты
В этой статье я расскажу о трех опасностях, связанных с электронной почтой: рассылка того электронного письма, о котором вы сожалеете в тот момент, когда отправляете его, отправка электронного письма не тому человеку и, наконец, старая ошибка с ответом - все, что так много людей виновен в.
Письмо, о котором вы сожалеете при отправке
Знаете что, у всех нас есть те дни. Вы получаете еще одно электронное письмо от босса или коллеги, которое просто натирает вас неправильно. У тебя было плохое утро, или ты еще не выпил свою первую чашку кофе, и поэтому ты нажимаешь на ответ и просто высвобождаешь все свои разочарования и гнев в одном ужасном письме.
5 минут и несколько ругательств спустя, вы заканчиваете это письмо и, едва приостановившись, нажимаете на “послать“. Затем, просидев в самодовольном удовлетворении около трех или четырех секунд, он начинает понимать, что именно вы только что сделали - и возможные последствия. С тонущим чувством в животе вы понимаете, что вам действительно не следовало его отправлять.
Не бойтесь, Outlook поставляется с очень классным инструментом только для такого рода вещей - за исключением того, что вы должны сделать это на своем клиенте до Вы делаете эту эмоциональную ошибку, а не после. Я называю это “страхование от электронной почты”. Чтобы включить его, просто нажмите на “файл”, “Информация” и нажмите на “Управление правилами и оповещениями“.
По сути, здесь вы создадите правило, которое задерживает все ваши исходящие письма на 5 минут. Это дает вам немного “остыть” страхование, так что вы можете предотвратить эти ошибки, прежде чем они произойдут.
На экране правил электронной почты нажмите “Новое правило ... ”
Затем нажмите на “Применить правило к сообщениям, которые я отправляю“. Это будет применять задержку к каждому электронному письму, которое вы отправляете в тот момент, когда нажимаете “послать” кнопка.
На следующем шаге в мастере правил у вас есть возможность ограничить количество исходящих сообщений, к которым это относится. Например, это могут быть только важные сообщения, или с определенными словами в теле вашего сообщения (может быть, проверка на определенные слова проклятия, которые вы хотели бы использовать?)
В этом примере я собираюсь просто применить его ко всем исходящим сообщениям, поэтому вы нажимаете Далее, а затем просто нажимаете “да” для предупреждения.
Наконец, выберите “отложить доставку на несколько минут“, нажми на “число” ссылку и установите период задержки на любое количество времени, которое, по вашему мнению, потребуется для охлаждения и отмены сообщения до его фактической отправки..
На последнем шаге вы можете применить исключения к этому правилу, чтобы оно не задерживало сообщения, отправленные определенным людям (в качестве одного примера). Например, я знаю, что могу написать все, что захочу, своему приятелю Джону, и он не разозлится на меня. Мы лучшие друзья в конце концов - поэтому я собираюсь сделать исключение для этих сообщений с его адресом электронной почты в “получатель” поле.
Назовите правило задержки, и вы готовы (не забудьте включить правило).
Теперь, каждый раз, когда вы отправляете электронное письмо, оно будет находиться в папке исходящих сообщений в течение 5 минут. Итак, если вы решите через минуту или около того, что отправка электронного письма была на самом деле огромной ошибкой, вы можете зайти в свой почтовый ящик и удалить сообщение - и избежать серьезного кризиса..
Проверьте, кому будет отправлено ваше сообщение
Есть распространенная ошибка, которую люди делают, когда быстро рассылают электронные письма людям - вы, вероятно, испытали это сами. Вы идете, чтобы отправить электронное письмо другу по имени, скажем, Райан Дубе, например. Итак, вы вводите “чень” и три подходящих имени из глобального списка контактов сервера Exchange или из вашего личного списка контактов.
Потому что вы так спешите, вы случайно выбираете “Брайан Дубе“, и продолжайте писать о своей выходной в Вегасе. Вы тщательно детализируете все, что вы там делали - вы знаете, все, что должно было остаться в Вегасе? Вы нажимаете “послать“, открыть свой “Отправлено” коробка, чтобы убедиться, что это пошло к твоему приятелю хорошо, а потом до тебя дошло, что ты отправил его не тому человеку. Еще хуже - Брайан Дьюб оказался президентом компании, который отправил вам несколько электронных писем на прошлой неделе (вот почему он появился в качестве раскрывающегося контакта).
Да, это называется быть ввернутым.
Вместо этого, используйте небольшую подсказку, известную как Control-K, сразу после того, как вы наберете первые пару букв имени вашего друга. Это открывает “Проверьте имена” инструмент и позволяет вам фактически выбрать имя человека из официального списка контактов.
Поначалу это может показаться дополнительным шагом, но для особо чувствительных сообщений это очень важный дополнительный шаг. Это позволяет вам подтвердить и убедиться, что сообщение, которое вы пишете, направляется нужному человеку.
Позвольте MailTips предупредить вас об общих ошибках Outlook
Лично я считаю, что MailTips - одно из величайших изобретений, когда-либо встроенных в Outlook. MailTips защищает вас от длинного списка проблем, предупреждая вас о таких вещах, как то, является ли получатель, которому вы отправляете электронное письмо, группой с большим количеством получателей (что защитит вас от ошибки «ответить всем»), будь вы отправляете электронное письмо кому-то за пределами компании, и подобные информационные советы.
Чтобы включить подсказки, просто перейдите в Параметры Outlook, выберите “почта” а затем прокрутите вниз, пока не увидите “Параметры подсказок” кнопка.
В этом окне параметров вы увидите все, что MailTips делает для вас. Если вам нравится все, что вы видите, подтвердите, что “Отображать автоматически” и нажмите кнопку ОК.
Почтовые подсказки действительно могут быть спасением. Когда поступают критические электронные письма, вам сообщают, что вы можете захотеть ответить. Он также сообщает вам, пришло ли оно из автоматизированной системы, которая автоматически пересылает вам электронное письмо - хорошая функция для ИТ-специалистов, которые установили правила автоматической пересылки из различных сценариев, которые контролируют компьютерные системы и серверы..
MailTips также сообщит вам, когда вы пытаетесь отправить электронное письмо на недействительный адрес электронной почты или на адрес, который содержит огромное количество получателей. Почтовые подсказки могут спасти вас от ошибок в электронной почте слишком многими способами, чтобы перечислять здесь.
Простое использование этих трех важных инструментов в Outlook может спасти вам жизнь или, по крайней мере, вашу гордость. Включите их и используйте их, и избавьте себя от головной боли, связанной с этими распространенными ошибками Outlook. Это может даже спасти вашу карьеру!
Вы когда-нибудь совершали какие-то неловкие ошибки в электронной почте, когда подобные советы спасли бы вас? Поделитесь своим опытом в разделе комментариев ниже!
Кредиты Изображения: Проблемная Женщина Через Shutterstock