Как написать как профессионал

Электронная почта - это одна из тех вещей, которые начинались как удобная функция, но быстро стали чем-то страшным. Я знаю, что когда у меня есть сотни непрочитанных писем, моя кишка быстро погружается в глубокую пустоту, и я игнорирую эти письма еще дольше. Но, возможно, если бы мы приняли советы и рекомендации профессионалов электронной почты, мы бы не рассматривали наш почтовый ящик как препятствие.

Есть много факторов, которые играют в эффективность электронной почты - не только пишу электронные письма, но настройка входящей почты, управление электронной почтой, знание того, когда проверять электронную почту, и многое другое. Повышение эффективности электронной почты означает повышение производительности, а это в конечном итоге означает, что все делается за меньшее время. Это именно то, что мы хотим.

Примечание. Один из аспектов того, чтобы быть профессионалом в электронной почте, - это быть в безопасности. Прочтите эти 7 важных советов по безопасности электронной почты. 7 важных советов по безопасности электронной почты, о которых вы должны знать. 7 важных советов по безопасности электронной почты, о которых вы должны знать. Безопасность в Интернете - это тема, которая, как мы все знаем, важна, но часто она уходит в глубины нашего сознания. обманывая себя, полагая, что «это не случится со мной». Ли ... прежде чем начать здесь. Потеря доступа к вашей учетной записи электронной почты может быть крайне вредным.

График “Проверка электронной почты” Время

Одна из самых больших ошибок пользователей, имеющих чрезвычайно активные почтовые ящики, заключается в том, что они оставляют свои Gmail, Thunderbird или Postbox открытыми 24/7 и работают в фоновом режиме. Еще одна ошибка - это использование надстроек или функций уведомлений, которые будут предупреждать вас в момент поступления электронного письма, независимо от того, насколько банальным может быть это письмо..

Неоспоримый факт: частая проверка ваших писем означает, что вы не можете посвятить себя другой задаче. Неоспоримый факт: если вам когда-нибудь удастся построить фокус, уведомления мгновенно сломают его.

Поэтому вы должны рассматривать свой почтовый ящик как деятельность, как и любой другой. Не позволяйте этому быть “всегда включен” аспект вашей жизни. Вместо этого запланируйте интервалы времени - возможно, один раз в день, может быть, три раза в день, - когда вы проверяете входящие сообщения, делаете все, что вам нужно, а затем закрываете его. Отказ от привычки может занять некоторое время, но, поверьте мне, ваша производительность будет стремительно расти.

Устранить избыток

Самое первое, что вы должны сделать при открытии своего почтового ящика, - это быстро просмотреть его и удалить все письма, которые не кажутся важными. Думайте о себе как о скульпторе с огромным блоком свежего мрамора. Прежде чем приступить к реальной работе, вам нужно взломать широкими мазками и избавиться от лишнего.

Представьте себе, что вы зарегистрировались и нашли 350 писем, ожидающих ответа. Все это занимает пять минут - да, правда! - просмотреть и установить флажки рядом с сообщениями, которые не имеют значения. Когда вы прошли через все это, нажмите «Удалить», чтобы стереть все проверенные электронные письма. Теперь вам нужно только ответить на 50, и это большой психологический импульс.

Читать и ответить немедленно

Вы часто открываете электронную почту, видите, что вам нужно что-то сделать, но оставить это на другой день? Это может быть рискованной привычкой. Что если вы забудете об этом? Что, если вы потеряете письмо как-то? Что делать, если вам нужно ответить раньше, чем вы думаете?

Лучше сделать все это немедленно. Это предотвращает накопление “Мне все еще нужно ответить на это письмо” мысли, которые будут ворчать на вас, пока вы, наконец, дошли до него. Это уменьшает вероятность того, что вы забудете о важном электронном письме. Это делает ваших клиентов, друзей и деловых контактов счастливыми, потому что вы отвечаете с такой пунктуальностью. В качестве бонуса у вас будет большая нагрузка с ума.

С чистой и пустой папкой «Входящие», которая не загромождена сообщениями, на которые нужно возвращаться, вы можете легко реализовать более раннюю точку проверки электронной почты только в запланированное время. Если вы действительно не хотите читать и отвечать сразу, то, по крайней мере, загляните в аддон напоминания по электронной почте. Добавьте планирование, отслеживание и напоминания в Gmail с помощью этого фантастического дополнения. Добавьте планирование, отслеживание и напоминания в Gmail с помощью этого фантастического дополнения. Посмотрим правде в глаза, Gmail в значительной степени идеально. Это не совпадение, что теперь это один из самых популярных почтовых провайдеров, по крайней мере, для тех, кто предпочитает веб-интерфейс. Есть, однако, несколько ... .

Консервированные ответы

Консервированные ответы удивительно функция, которая стала чем-то вроде стандарта во всех ведущих почтовых службах и клиентах. По сути, стандартный ответ - это шаблонный ответ, который вы можете создать заранее и использовать одним щелчком мыши. Это замечательно, когда вы печатаете один и тот же ответ снова и снова, например, когда люди часто задают вопросы по определенной теме..

Вы можете включить Консервированные ответы в Gmail, переключив его в разделе «Настройки» в настройках. Яара написал учебное сообщение о том, как начать работу с консервированными ответами в Gmail Электронная почта быстрее и лучше с консервированными ответами Электронная почта быстрее и лучше с консервированными ответами У вас нет времени готовить обед? Нет проблем, возьмите банку. Нужна походная еда, которая не испортится? Легко, принеси консервы. Надоело печатать одинаковые ответы по электронной почте? Попробуйте консервированные письма! Считать… .

Держите это кратко

Лучший способ сократить время, которое отнимает у вас электронная почта: тратить меньше времени на написание ответов. Конечно, не жертвуйте надлежащим деловым или личным этикетом, написав краткие ответы, но вам также не нужно писать 5-10 абзацев за каждое отправленное вами электронное письмо. Электронная почта менее формальна, чем традиционные письма!

Определите основное сообщение, которое вы хотите донести, затем попробуйте передать его получателю не более чем в один-три абзаца. Вы знаете, как вы испытываете такое трудное время, пробираясь через так много электронных писем? Ну, получатель, вероятно, сталкивается с той же проблемой. Сокращение ваших писем не только экономит ваше время, но и экономит их время, и они будут благодарны за это..

Используйте фильтры для организации

Использование мощных фильтров может революционизировать ваш рабочий процесс электронной почты. По сути, фильтр просматривает каждое входящее электронное письмо и, если он соответствует критериям фильтра, выполняет над ним действие. Это может быть перемещение электронной почты в определенную папку или установка определенной метки. Критерии фильтра могут включать в себя информацию об отправителе, теме письма, содержании тела и т. Д..

Фильтры - это фантастический способ сохранить ваш почтовый ящик организованным. Получаете ли вы много новостных рассылок от розничных сетей, уведомлений из социальных сетей или электронных счетов? Фильтры могут хранить эти электронные письма отдельно от вашей папки «Входящие», что значительно сокращает количество писем, которые вам нужно просмотреть. Кроме того, меньше шансов, что вы случайно удалите один из них..

Ознакомьтесь с публикацией Крэйга о том, как настроить и использовать фильтры Gmail. 5 Фильтры Gmail, чтобы помочь расставить приоритеты и организовать свою папку «Входящие». 5 Фильтры Gmail, чтобы помочь расставить приоритеты и организовать свою папку «Входящие». Какие фильтры должен иметь каждый человек в своем арсенале, чтобы их входящие как по порядку, как у меня? Я здесь, чтобы помочь вам начать настройку первых пяти фильтров или… .

Заключение

Электронная почта - это простая технология, но существуют продвинутые способы ее решения. Самое важное в работе с электронной почтой - это определить, на что тратится большая часть вашего времени, и найти способы сократить это время. Надеемся, что советы, изложенные выше, и еще несколько советов по эффективности работы с электронной почтой. 10 советов, которые помогут вам более эффективно отправлять электронные письма. утро. Немного парадоксально, но это правда, что электронная почта и производительность находятся в тупике ... мы рассмотрели ранее, поможет вам увидеть, где ваше время тонет и как бороться с этой неэффективностью.

Как насчет вас? Есть ли у вас какие-либо приемы или процедуры, которые вы используете, чтобы максимизировать производительность вашей электронной почты? Пожалуйста, поделитесь ими в комментариях!

Авторы изображения: значок электронной почты через Shutterstock, часы с часами через Shutterstock, молоток и долото через Shutterstock