Michael Fisher
0 
1198
228
Попрощаться так сложно, не так ли? Это неудобно, а иногда и неловко. Ну, может не быть никаких инструкций для таких ситуаций, но, по крайней мере, мы можем предложить некоторые инструкции о том, как вы можете попрощаться по электронной почте, не чувствуя себя неловко.
Подпись электронной почты, которую вы тоже можете извлечь выгоду из силы электронной подписи Вы также можете извлечь выгоду из силы электронной подписи Подпись говорит вам кое-что о личности. Так же, как два человека почти не пишут одинаково, они также подписывают по-разному. Так возникла «наука» о графологии. Но цифровой век и электронная почта ... для всех целей и целей, ваш “Прощай”. Дело не в том, обнимаешь ли ты кого-то или даешь им рукопожатие. Дело не в том, дадите ли вы им свое имя или передадите им свою визитную карточку со всей своей контактной информацией. Это то, как вы производите впечатление. Или нет.
В этой статье я поделюсь пятью самыми важными уроками, которые я выучил за пару десятилетий, с которыми я общался с людьми в Интернете. Интересно, что дилеммы, связанные с подписями электронной почты, существуют с тех пор, как эти ранние сообщения электронной почты отправлялись через BitNet и FidoNet или даже через почтовую систему CTSS MIT в 1960-х годах, но я отступаю.
Электронная почта была с нами очень давно. Итак, как вы понимаете это правильно? Как вы подписываетесь, не выглядя как сноб, но также предлагая достаточно информации, чтобы люди знали, кто вы и что вы? Давайте начнем. К тому времени, как мы закончим, у вас будет довольно хорошее представление о том, что вы хотите сделать с собственной подписью электронной почты.
Что должна делать подпись электронной почты
В эти дни, в процессе отправки писем людям, у меня есть 3 разных “уровни” электронной подписи. Зачем? Ну, есть три уровня взаимоотношений - от краткой записки до друга, вплоть до официального делового электронного письма компании. Три варианта - это действительно все, что вам нужно, и их назначение должно быть следующим:
1. Быстрая улыбка - Эта версия подписи отправляется по электронной почте друзьям или коллегам, которым вы пишете постоянно, несколько раз в день..
2. Улыбка и рукопожатие - Эта версия подписи направлена на более длинные электронные письма коллегам по работе, где ваша электронная почта должна быть чуть более формальной.
3. Твердое рукопожатие и визитная карточка - Это для тех случаев, когда вам нужно написать официальное электронное письмо, связанное с бизнесом, и указать свой заголовок и всю контактную информацию..
Существуют неписанные правила для каждого из этих типов подписей электронной почты. Сломай их, и это не будет концом света. Если вы хотите произвести особенно приятное впечатление, тогда вам следует принять во внимание некоторые из этих советов для каждого типа отправляемого вами электронного письма..
Быстрая Улыбка Подпись
Вам не всегда нужна подпись электронной почты. По крайней мере, вам не всегда нужен формальный. Это так же, как когда вы проходите мимо коллеги в коридоре. Вы видите их несколько раз в день. Вы посещаете одни и те же встречи. Вы действительно должны приветствовать их в коридоре рукопожатием? Нет; в большинстве случаев это быстро “Эй фред” и улыбка, если что-нибудь вообще. Когда вы быстро отправляете электронное письмо коллеге с просьбой о совете или совете, вам может даже не понадобиться подпись. Если вы чувствуете необходимость подписаться, вы можете использовать мой подход, просто ваше имя с предваряющим тире. 
Не нужно цветочных цитат или сложных заголовков. Человек знает, кто ты, кто ты, и все, кроме твоего имени, было бы неловко. Рассматривайте это как обычный разговор кулера с водой, который вы обычно заканчиваете чем-то вроде “хорошо, увидимся позже!” и быстрая волна. Больше ничего не нужно.
Улыбка и рукопожатие
Другой тип подписи является своего рода гибридом между формальным и неформальным. Это сложный вопрос, чтобы получить право. Это могут быть коллеги, которым вы хотите отправить по электронной почте полуформальные бизнес-запросы, но вы не хотите, чтобы они думали, что вы натолкнетесь на глупость. Им нужно оценить важность электронной почты, но вы не хотите, чтобы они задавались вопросом, действительно ли вы все еще друзья. Это где очень тонкая подпись вступает в игру. Они обычно уменьшаются в размере и почти незаметны в нижней части самой электронной почты. Одним из лучших подходов для этого является подпись, которую я называю “один лайнер”.
В этой версии вся информация разделена с “|” персонаж. Это может быть просто адрес или адрес электронной почты, номера телефонов, номера сотовых телефонов или что-то еще. Это должно быть кратко, включать только немного необходимой информации, и все. Я даже видел, как некоторые люди делают эту подпись более тусклым шрифтом, чем остальная часть письма - возможно, серым. Другой подход, который я заметил, - это очень короткий двухслойный материал. В основном, имя и одна форма контакта, которые могут быть одним номером телефона или адресом электронной почты.
Очевидно, это для получателей, которые уже знают, кто вы, в какой компании вы работаете, и вы просто отправляете им одно из многих писем по переписке. Это обеспечивает “Чувствовать” дружеского письма, но если человеку необходимо связаться с вами и, возможно, не сохранить ваш номер в своем Rolodex (люди по-прежнему используют его ...?), то ваша контактная информация находится в нижней части письма, в пределах досягаемости.
Формальное рукопожатие
Конечно, бывают случаи, когда вы отправляете электронное письмо кому-то за пределами компании, или, может быть, вы пишете кому-то внутри компании о чем-то официальном, что требует, чтобы разговор был формальным. Это похоже на ношение формальной одежды, когда вы посещаете церемонию награждения ваших коллег. Прежде чем я расскажу о том, что вы должны делать в этих случаях, стоит рассказать о том, что не следует делать в первую очередь. Да, вы должны предоставить контактную информацию, такую как название вашей компании, веб-сайт и адрес электронной почты, но вам не нужно переусердствовать. Нужно ли предоставлять четыре разных телефонных номера, включая факс??
Нет, предоставьте достаточно контактной информации, чтобы можно было связаться с вами несколькими способами - по электронной почте, телефону или, возможно, даже через веб-сайт - но не увлекайтесь. Предоставление списка телефонных номеров создает впечатление, что вы настолько мобильны, что никогда не бываете в своем офисе и вам слишком сложно связаться.
Другая распространенная ошибка - самореклама. Такие люди будут перегружать свои подписи электронной почты своими учетными записями в социальных сетях до такой степени, что длина подписи будет превышать 10 строк и заполнена в основном самомаркетингом..
Еще один способ произвести ужасное впечатление - это использовать в своем электронном адресе всевозможные яркие цвета и шрифты. Сложно сделать что-то подобное, потому что цвета должны совпадать, а шрифты должны выглядеть правильно. К сожалению, многие люди не имеют ни малейшего понятия, как правильно подобрать цвета, и их подпись в электронной почте в конечном итоге выглядит как нечто из фабрики Вилли Вонка.
Такая подпись клоуна непрофессиональна, и любой, кому вы ее отправите, подумает, что вы понятия не имеете, что делаете, независимо от того, в какой области вы находитесь. Поэтому избегайте экстравагантных цветов. Будь проще.
Что вы можете сделать правильно
Так как же выглядит хорошая официальная подпись электронной почты, если вы хотите произвести хорошее впечатление? Используйте основную информацию, сохраняйте простоту форматирования и стиля и не переусердствуйте с информацией.
Вот один пример. Эта строка включает в себя 4 строки - имя, компания, номер телефона и адрес электронной почты. это оно.
Этот человек использовал только простой текст, и его длина до четырех строк делает его стильным и профессиональным.
Со своим собственным адресом я немного продвинулся в сохранении подписи скромным, выделив курсивом и изменив цвет на темно-серый. Если он будет светлее, чем текст письма, получатель скажет, что вы считаете свою собственную информацию вторичной по отношению к самому сообщению. Это тонкий намек на смирение.
Кроме того, названия должны использоваться только тогда, когда они имеют отношение к разговору под рукой. В большинстве сообщений, связанных с моим собственным сайтом, люди должны знать, что я владелец сайта, поэтому заголовок важен. Только информация включена для быстрого контакта - адрес электронной почты и номер телефона, вот и все.
Другим примером является подпись, которую я использую для внутренней и внешней корреспонденции от MakeUseOf..
Здесь я фактически колебался между использованием названия или нет. Это обычно имеет значение только для внешних сообщений электронной почты и незначительно для некоторых внутренних сообщений. Я начал использовать две версии - одну для внешней и одну для внутренней - но устал от ручного переключения между двумя, что я решил придерживаться выше. С риском для себя как важного, он остается блеклым и второстепенным. Он также использует “|” персонаж, упомянутый выше, небольшой всплеск цвета, чтобы выделить имя веб-сайта, и я решил быть смелым и добавить пятую строку для цитаты.
Создание идеальной электронной подписи 6 советов, чтобы получить больше подписей в Gmail 6 советов, чтобы получить больше подписей в Gmail, в котором указано, кто вы, что вы делаете и как с вами связаться, вы можете сделать несколько проб и ошибок, но один раз Вы понимаете это правильно, это приятно, зная, что вы делаете все возможное для каждой электронной переписки, которую вы отправляете.
Каковы ваши советы по улучшению электронной подписи 5 способов создания пользовательских множественных подписей в GMail 5 способов создания пользовательских множественных подписей в GMail? Что вам нравится или не нравится в других подписях, которые вы видели? Поделитесь своими мыслями в разделе комментариев ниже!
Кредит Фотографии: Деловая Пара через Shutterstock