Edmund Richardson
0 
2994
179
Разве вы не хотели бы поехать в отпуск, зная, что вам не нужно проверять свою электронную почту? Если вы не можете рассчитывать на то, что помощник будет следить за вашим цифровым общением, пока вас нет, следующее сообщение об отсутствии на рабочем месте - лучшая вещь.
Вот несколько советов о том, как настроить автоответчик с Gmail и что нужно иметь в виду.
Уменьшите нагрузку перед уходом
Обязательно очистите папку «Входящие». 6 способов восстановления почтового ящика. 6 Способа восстановления почтового ящика. Есть ли что-нибудь еще столь же полезное, распространенное и разочаровывающее, как почтовый ящик? Это было всегда, и мы продолжаем использовать его, и пока мы будем его использовать, люди, подобные мне, будут… и отвечать на открытые запросы, прежде чем вы уйдете. Сообщите, что вас не будет. Например, вы можете добавить даты запланированного времени отъезда к своей подписи электронной почты, которую вы тоже можете использовать благодаря силе подписей электронной почты, которую вы также можете извлечь выгоду из силы подписи электронной почты. Подпись говорит вам кое-что о личности. Так же, как два человека почти не пишут одинаково, они также подписывают по-разному. Так возникла «наука» о графологии. Но цифровой век и электронная почта ... за неделю или две до поездки. Таким образом ваши контакты с меньшей вероятностью заполнят ваш почтовый ящик, когда вы уйдете.
Если у вас еще нет системы для управления электронной почтой, самое время познакомиться с блок-схемой «Входящие нулевые». Ежедневно вести «Входящие нулевые» с помощью этой блок-схемы. Ежедневно вести нулевые входящие с этой блок-схемой. Лично я пытаюсь сохранить нулевую папку «Входящие». несмотря на получение более 500 писем в день. Это ноль непрочитанных писем - это верно, я адресую каждое письмо, отправленное мне каждое утро. И верь ... Вкратце, удаляйте не относящиеся к делу электронные письма, делегируйте задачи, которые вы не можете решить самостоятельно, решайте задачи немедленно, если они занимают менее двух минут, или помещайте их в свой список дел, если они занимают больше времени, чем это..
Вы также можете отказаться от подписки на рассылку по электронной почте. Очистите свою папку «Входящие»: быстро отмените подписку на несколько информационных бюллетеней с помощью этих инструментов Очистите папку «Входящие»: быстро отмените подписку на несколько информационных бюллетеней с помощью этих инструментов Отмена подписки на информационные бюллетени - это больше, чем просто спам. Большинство новостных рассылок, которые заполняют наши почтовые ящики, не продают лекарства и не предлагают призовые деньги - это подлинные новостные рассылки от проверенных компаний, на которые мы сами подписались ..., если вас не будет в течение длительного периода.
Подготовьте свой электронный автоответчик
Независимо от того, насколько хорошо вы сообщаете свой запланированный отпуск, люди все равно будут пытаться связаться с вами. Автоответчик напомнит им о вашем отсутствии. Следуйте этой стратегии:
- добавлять контактная информация для срочных вопросов на ваш автоответчик. Это может быть адрес электронной почты доверенного сотрудника или номер телефона, по которому с вами можно связаться в чрезвычайной ситуации.
- Настройте автоответчик только для людей в вашем списке контактов. Это не позволяет случайным людям получить ваш номер службы экстренной помощи или другие контактные данные..
- Настроить пересылки для важных писем. Если вы ожидаете услышать от кого-то определенного или по определенной теме, убедитесь, что эти важные электронные письма направляются коллеге, который может немедленно ответить.
Настройте Gmail Vacation Responder
Вы можете найти Gmail Отпускатель под общими настройками. Нажмите на зубчатое колесо в правом верхнем углу вашего почтового ящика и прокрутите вниз генеральный Вкладка. Выберите даты, составьте ваше сообщение в WYSIWYG (форматированный / форматированный текст) или Простой текст, и включите автоответчик. Чтобы не дать посторонним лицам или спамерам получить дополнительную контактную информацию или узнать, что ваша учетная запись электронной почты активна, выберите отправлять ответ только людям в ваших контактах. Gmail позволяет установить первый и дополнительный последний день, Это означает, что вам не нужно забывать выключать автоответчик, когда вы вернетесь.
Пересылка выбранных писем с использованием фильтров Gmail
Отвечающий на отпуск - это стандартное сообщение, которое, будучи активным, отправляется любому (из вашего списка контактов), который отправляет вам электронное письмо. Как уже упоминалось выше, некоторые электронные письма могут потребовать немедленного и личного ответа. Это где фильтры Gmail приходят.
Обратите внимание, что в Gmail вы можете пересылать электронные письма только на подтвержденные адреса электронной почты. Если вы хотите пересылать письма коллегам, вам понадобится их помощь. Нажмите на зубчатое колесо в правом верхнем углу своего почтового ящика Gmail, выберите настройки, и переключиться на Переадресация и вкладка POP / IMAP. Нажмите на Добавить адрес для пересылки введите адрес электронной почты для пересылки и нажмите следующий вызвать подтверждение по электронной почте. Ваш коллега получит код и инструкцию о том, как подтвердить запрос. Если они отправят вам электронное письмо, вы также можете ввести код подтверждения самостоятельно, чтобы подтвердить свой адрес электронной почты..
Чтобы настроить фильтр, разверните параметры поиска над почтовым ящиком Gmail. Введите адрес электронной почты отправителя в поле от поле или ключевые слова в предмет или же имеет слова поле. Вы можете добавить несколько адресов электронной почты и использовать операторы поиска. Станьте лучше при поиске материалов с помощью поисковых систем: логическая логика поиска Объясните, что лучше при поиске материалов с помощью поисковых систем: логическая логика поиска объяснили. Для запроса примерно 50 секунд у Google уходит всего полсекунды. миллиард проиндексированных страниц, вам потребуется значительно больше времени для сканирования только первой страницы результатов поиска. Кроме того, ... для подключения нескольких ключевых слов.
Нажмите создать фильтр с этим поиском в правом нижнем углу и в следующем окне выберите свое действие. В приведенном ниже примере я выбрал адрес электронной почты для пересылки и применил метку к пересылаемой электронной почте. Если вы сделаете то же самое, вы сможете быстро определить переадресованные электронные письма на основе их ярлыка, как только вы вернетесь из отпуска..
Вместо пересылки электронных писем вы также можете настроить собственный постоянный ответ. Электронная почта быстрее и лучше с консервированными ответами. Электронная почта быстрее и лучше с консервированными ответами. Нет времени готовить обед? Нет проблем, возьмите банку. Нужна походная еда, которая не испортится? Легко, принеси консервы. Надоело печатать одинаковые ответы по электронной почте? Попробуйте консервированные письма! Подумайте ... для конкретных отправителей или тем. Яара ранее объяснил, как именно это работает.
Последние приготовления перед отъездом
Было бы весьма обидно, если ваша тщательно настроенная система не удалась. Представьте себе стресс после вашего возвращения. Очень важно проверить свои сообщения об отсутствии на работе и пересылку перед тем, как уйти. Вы можете использовать свой собственный дополнительный адрес электронной почты и фиктивные фильтры для проверки автоответчиков, фильтров и пересылок.
Что было бы одинаково смущающим, так это если ваш респондент оставался активным еще долго после вашего возвращения домой. Если у вас есть список дел или календарь, создайте задачу или расписание, чтобы отключить автоответчик и / или фильтры по возвращении..
Вот небольшое резюме всей процедуры от Стива Дотто:
Что делать, когда вы вернетесь
Надеюсь, ваша система сработала и все ваши срочные письма были обработаны вашим дружелюбным коллегой. Когда вы будете готовы заняться входящими сообщениями, выполните следующие действия:
- Отключить автоответчик.
- Отключить фильтры и форварды для отпуска.
- Перейдите в папку «Входящие» с помощью стратегии Inbox Zero. 4 простых шага для достижения и поддержания нуля Inbox в Gmail. 4 простых шага для достижения и поддержания нуля Inbox в Gmail, описанных выше..
- Проверьте папку «Отправленные» или ярлык, который вы использовали, чтобы увидеть, какие письма были пересланы или получили ожидаемый ответ.
- Свяжитесь с коллегами, которые обрабатывали срочные электронные письма, и попросите их помочь вам быстрее..
- Следите, где это необходимо.
- Повторно подписаться на рассылку, если это необходимо.
Можно ли это сделать в других почтовых клиентах?
Конечно. Вы можете настроить фильтры автоответчика в Thunderbird. Как настроить Mozilla Thunderbird для автоответчиков и запланированных электронных писем. Как настроить Mozilla Thunderbird для автоответчиков и запланированных электронных писем. Если электронная почта кажется подавляющей, может быть, настало время настроить автоответчик. ответы и запланированные электронные письма. Вот как это сделать в Mozilla Thunderbird, кроссплатформенном, бесплатном клиентском почтовом клиенте с открытым исходным кодом. , который мы рассмотрели ранее. Outlook также позволяет настраивать уведомления об отсутствии на работе.
Вы используете другой почтовый клиент или у вас есть больше советов по работе с автоответчиками? Пожалуйста, говорите и делитесь вашими вопросами или идеями в комментариях!
Изображение предоставлено гиперссылкой через Flickr