Brian Curtis
0 
4750
255
В современном мире эффективная обработка больших объемов информации является обязательным навыком для всех, кому необходимо отслеживать более чем одну вещь одновременно, то есть для всех. Поскольку электронная почта является наиболее распространенной формой общения, она является каналом, через который проходят все аспекты нашей жизни. Вот почему обучение тому, как сортировать объемы электронных писем с минимальными усилиями, отделять обязательные для чтения от пропускаемых и интеграции электронных писем в свой список дел или календарь, так важно для повышения производительности..
В следующих советах я покажу вам несколько методов, позволяющих упростить просмотр электронной почты, организовать электронную почту в Gmail и превратить Gmail в многозадачный компьютер. Имейте в виду, мой метод организации требует много настройки и немного привыкнуть, но учитывая, насколько более интегрированной ваша электронная почта будет с вашей жизнью, потраченное время будет стоить того.
Перво наперво
Первый и самый важный аспект обновления вашего почтового ящика - это прекращение притока мусора. Начните с отмены подписки на любые новостные рассылки, которые вы не читаете ежедневно, и отфильтруйте упрямые (для которых вы не можете найти ссылку для отмены подписки) для автоматического удаления (я расскажу об этом подробнее в Части 2). Затем вы можете начать очищать свой почтовый ящик.
Если у вас есть куча непрочитанных сообщений, которые вы никогда не планируете читать, в поиске Gmail есть полезная функция, которая может изолировать все ваши непрочитанные сообщения. Просто зайдите в окно поиска и введите ” это: непрочитанные ” и нажмите Поиск почты, и вы должны видеть все ваши непрочитанные письма. Затем вы можете либо удалить их все, либо затем выборочно изолировать каждого отправителя и обработать соответствующие электронные письма, которые вы считаете подходящими.
Прежде чем мы начнем настраивать ваш обновленный почтовый ящик, вам понадобится расширение Better Gmail 2, написанное Джиной Трапани из Lifehacker..
1. Лучшая конфигурация Gmail 2
Вот как я настроил свой вариант Better Gmail 2. Конечно, у вас может не быть точно так же, как у меня, но эта настройка работает с остальной частью моей конфигурации просто отлично. я имею “Поддержите это дополнение через Amazon” включен, потому что это помогает пожертвовать немного денег, чтобы держать это приложение в разработке каждый раз, когда вы совершаете покупку на Amazon. Убедитесь, что у вас есть Скрыть метки в строке сообщений проверено, если вы не хотите видеть свои ярлыки перед темой каждого письма. Очень важно проверить Folders4Gmail, как вы увидите в пункте 3.
Теперь мы пройдемся по настройкам Gmail Labs, которые представляют собой крошечный зеленый стакан, который должен находиться слева от ссылки «Настройки» в правом верхнем углу страницы Gmail. В лаборатории обязательно включите Быстрые ссылки, Пометить как кнопку чтения, Несколько почтовых ящиков, Поиск автозаполнения, Гаджет Календаря Google, а также Добавить любой гаджет по URL. Я расскажу, что вы будете делать с каждым из них позже.
2. Консолидация вашей электронной почты
Важной частью оптимизации вашего почтового процесса является обеспечение того, чтобы все ваши письма проходили через один поток. Для некоторых это означает использование Thunderbird или Outlook, а для данного конкретного автора это означает направление всей моей электронной почты в Gmail. Джек Кола написал отличную статью об импорте почты из Hotmail здесь Как получить доступ к сообщениям электронной почты Hotmail из вашей учетной записи Gmail Как получить доступ к сообщениям электронной почты Hotmail из вашей учетной записи Gmail, и вы можете найти инструкции по импорту из Yahoo (процедура для других служб то же самое) здесь, хотя сейчас кажется, что YMMV с функцией импорта электронной почты Gmail.
Теперь, когда у вас есть все учетные записи в Интернете, настроенные для импорта в Gmail, пришло время установить Gmail в качестве обработчика mailto: по умолчанию. В своей статье Тина написала очень полезный совет: «Сделайте Gmail вашим рабочим столом по умолчанию». Сделайте Gmail вашим почтовым клиентом по умолчанию на рабочем столе (Windows). Перейти к>Инструменты> Параметры> Приложения вкладка и тип>MAILTO в> поле поиска. НЕ нажимайте Enter, соответствующий выбор появится автоматически. Вы можете выбрать действие для почтовых ссылок в раскрывающемся меню> Действие. Вы можете установить его, чтобы открыть Gmail.”
3. Настройка ярлыков
Прежде всего, убедитесь, что Folders4Gmail отмечен в Better Gmail 2. Это позволяет использовать символ «/» для обозначения вложенных ярлыков в Gmail. Я использую модифицированный подход GTD для моей маркировки: у меня есть [Gmail] / Действие этикетка и [Gmail] / Удержание ярлык, который я присваиваю электронным письмам, на которые мне нужно ответить или вводить в свое расписание, и письма, на которые я жду ответа, соответственно.
Затем вы можете либо пойти дальше в GTD и настроить подпапки контекста для вашего действие ярлык, или вы можете сделать то, что я делаю, и оставить остальные ярлыки в качестве категорий, к которым могут относиться ваши письма (у меня есть Финансовая помощь, Классы, так далее).
Теперь вы можете перейти на вкладку «Ярлыки» в разделе «Настройки» и там вы сможете настроить, какие ярлыки вы хотите отображать на боковой панели. Если вы чувствуете нерешительность, чтобы отключить что-либо на случай, если вы можете получить доступ Вся почта или же Помеченные сообщения, опять же, не бойтесь! Вот где включается функция автозаполнения, которую мы включили ранее. Тип “Помеченные” в поле поиска, и вы должны увидеть раскрывающийся список, который включает в себя запись “is: Помечено.” Если вы будете искать это, вы увидите все ваши помеченные сообщения. Вы можете сделать это с помощью любой другой метки системы..
Теперь вы немного узнали о том, как настроить Gmail для многозадачности. Мы немного узнали о ярлыках, функциях Lab, использовании расширений Firefox в сочетании с Gmail и импорте электронной почты из других служб в Gmail. Во второй части я расскажу немного больше о ярлыках, но в отношении настройки фильтров для определенных ярлыков. Я также расскажу о настройке боковой панели с помощью вашего любимого менеджера списков дел, быстрых ссылок и Календаря Google, а также об использовании нескольких почтовых ящиков, чтобы отслеживать, что вам нужно для ответа..
Как вы отслеживаете приток входящих сообщений? Ваши собственные советы, которые помогут другим читателям организовать все свои электронные письма? Дайте нам знать об этом в комментариях!