Как использовать почтовые рассылки Microsoft Word для автоматизации электронной почты

  • Joseph Goodman
  • 0
  • 3526
  • 769
Реклама

Хотя есть много вещей, которые мне не нравятся в Microsoft Word, есть еще много вещей, которые мне нравятся. В частности, мне нравится гибкость инструментов рисования, включенные шаблоны для таких вещей, как буквы и резюме, и больше всего мне нравится возможность автоматизировать многие из задач, которые вы часто делаете. Одна из этих задач - отправка отчетов или электронных писем..

Большинство из нас сталкиваются с работой, когда вы должны отправить отчет всей команде людей. Что иногда усугубляет ситуацию, так это то, что вам приходится отправлять индивидуальные электронные письма каждому человеку с конкретной информацией о нем. Может быть, от 80 до 90% слов совпадают, но эти 10 или 20%, характерные для человека, уникальны - так что вы часами пишете электронную почту после электронной почты.

Отправка автоматических писем

В прошлом я писал о том, как заставить Google Analytics работать на вас с помощью отчетов по электронной почте. Как заставить Google Analytics работать на вас с помощью отчетов по электронной почте, вы могли автоматизировать Google Analytics для отправки запланированных отчетов, которые затем можно было бы передавать Ваш босс или клиент. Но форма автоматизации, которую я собираюсь показать вам сегодня, немного отличается. Вместо того, чтобы предоставлять данные для вас, Word будет автоматически заполнять данные о человеке в вашем списке контактов, позволяя вам быстро заполнить данные или информацию, которую вы хотите отправить этому человеку. Это делает электронное письмо личным и прямым, но в то же время вы не тратите часы на написание десятков или сотен личных писем..

Чтобы начать, в Word (в моих примерах это Word 2007), нажмите на “Mailings” а затем нажмите “Начать слияние.”

Мастер не нужен, но он хорош, потому что он помогает вам запомнить все, что вам нужно сделать. Сначала выберите шаблон, который вы хотели бы использовать для общего отчета..

В Word много хороших стилей и макетов. Как только вы выберете шаблон, просто нажмите ОК. Теперь весь ваш отчет написан для вас, все, что вам нужно сделать, это заполнить текст. Когда дело доходит до даты, обязательно выберите “сегодня” так что документ всегда использует сегодняшнюю дату каждый раз, когда вы воссоздаете ее позже.

Когда вы выбираете список получателей для получения этих писем, вы можете использовать свои текущие контакты Outlook, текущий список контактов, который вы экспортировали из другого места, или создать новый список контактов.

В моем примере я выбрал получателей из моих текущих контактов Outlook.

Теперь, когда вы выбрали своих получателей, вы сообщите документу, какую информацию извлечь из информации о контактах и ​​автоматически внедрить в отчет. Вы делаете это, нажимая на “Вставить поле слияния” кнопка.

Например, я создаю отчет о конкретном веб-сайте для клиента, поэтому я определил этот веб-сайт в своих контактных данных, и здесь я говорю Word, чтобы использовать этот URL-адрес в отчете.

Если вы используете Outlook, не забывайте, что Outlook Contacts предлагает пользовательские поля, куда вы можете вставить любую информацию, которую вы хотите для этого человека.

Это полезно, когда информация, которую вы хотите вставить для этого человека, не найдена в полях списка контактов.

Самое классное в почтовых рассылках Microsoft Word - то, что вы в основном создаете “заполнить” поля для частей отчета, которые являются уникальными для каждого человека.

Поэтому, когда вы пишете общее сообщение, и вы попадаете в место, где вам нужно написать что-то, что будет иметь конкретные данные, относящиеся к этому человеку, просто нажмите на “правила” и выбрать “Заполнить“. Это позволяет определить быстрый вопрос и ответ по умолчанию. Что произойдет, когда вы загрузите свой автоматизированный документ, он предложит вам заполнить все поля для каждого получателя..

Как только вы закончите создавать свою автоматическую рассылку, ваш документ будет состоять из некоторых полей, которые автоматически заполняются на основе контактных данных получателя, а другие поля будут заполняться на основе того, что вы указали для информации.

Для каждого документа вы можете быстро отправить отчет электронной почты из Word, нажав кнопку Outlook в верхней правой части экрана, выбрав “Отправить письмо” (или отправить в виде PDF-файла), и все готово!

Используя эту технику, вы сократите вашу корреспондентскую работу как минимум на 50% или более. Вначале вам понадобится некоторое время для идеальной настройки документа, но каждую неделю или месяц, когда вам нужно выпустить отчет, вы будете очень рады, что приложили усилия.

Дайте Microsoft Word Mailings шанс и дайте нам знать, как все прошло. Это сэкономило ваше время? Поделитесь своим собственным опытом с ним в разделе комментариев ниже!

Изображение предоставлено: clix на sxc.hu




О современных технологиях, просто и доступно.
Ваш гид в мире современных технологий. Узнайте как использовать технологии и гаджеты, которые нас окружают каждый день и научитесь открывать интересные вещи в Интернете.