Как ваши сообщения электронной почты могут заставить людей любить вас или ненавидеть вас

Я знаю, вы думаете, что знаете, как написать хорошее электронное письмо. Как написание удивительных электронных писем может продвинуть вашу карьеру. Как написание удивительных электронных писем может продвинуть вашу карьеру. Отправка профессиональных электронных писем дает нематериальный импульс вашей онлайн (и офлайн) репутации. Окончательный критерий искусной переписки по электронной почте - если вы можете устроиться на работу или устроить концерт с помощью просто впечатляющей электронной почты…, но я хотел бы воспользоваться моментом, чтобы сказать вам правильный способ написать письмо. Как вы почувствовали это предложение? Вроде как я разговаривал с тобой как будто тебе три года, верно? Вот так легко электронная почта может оскорбить людей.

Если вы хотите встретить позитивный настрой - в качестве командного игрока, компетентного лидера или надежного друга - слова, которые вы выбираете, и то, как вы их связываете, оказывают огромное влияние. Это важно даже в электронной почте, потому что в отличие от телефонного или видеочата, вы не можете видеть лицо человека. Вы не можете видеть ухмылку, когда они вызывают сарказм, или складку на лбу, потому что что-то, что вы только что сказали, смущает их. Некоторые люди думают, что именно поэтому технологии, такие как электронная почта и социальные сети, наносят вред обществу. Негативное влияние сайтов социальных сетей на общество [Мнение] Негативное влияние сайтов социальных сетей на общество [Мнение] У меня есть аккаунты на нескольких сайтах социальных сетей, и я трачу слишком долго на них пишут мои собственные обновления и читают обновления других. Мне нравится это делать, я могу общаться с друзьями,… .

С электронной почтой вы почти слепы. Для некоторых людей этот вид работает хорошо, потому что они такие люди, которые любят говорить в люди, а не в люди. Если вы работали в любой среде, где электронная почта является широко используемой формой общения, то, скорее всего, вы знаете, что существует так много разных “персоналии по электронной почте” которые поднимаются Есть покровитель, ненавистный тролль, хронически не по теме, мистер (или миссис) негатив ... список можно продолжать и продолжать.

Итак, как вы узнаете, что вы сталкиваетесь с неправильным путем, не осознавая этого? Какими правилами вы можете следовать, чтобы всегда быть добрым, открытым и готовым к сотрудничеству человеком, с которым людям действительно нравится работать? Следующие советы помогут вам начать более дружелюбную и продуктивную переписку по электронной почте..

Линия между уверенностью и высокомерием

Много раз, люди, которые встречаются как высокомерные в электронном письме, даже не понимают, как они сталкиваются. Часто они просто пытаются произвести на кого-то впечатление или завоевать уважение своих коллег или друзей. Из всех ошибок электронной почты, которые делают люди - особенно на работе - это самая большая. Так много людей пытаются произвести впечатление на босса, что много раз это превращается в постоянную игру одного человека между коллегами. Каждый хочет, чтобы это продвижение, и часто единственное представление о производительности, которое видит менеджер, это то, что сообщается в электронных письмах. По крайней мере, это мыслительный процесс.

Проблема начинается, когда вы видите слово “я” много. “Я хочу, чтобы мы начали делать это немедленно”, или же “Я хочу быть ясным здесь ... ”

Фразы не только эгоцентричны. Они также превращаются в диктаторский разговор. Это почти как отношения между родителями и детьми, когда один человек думает, что он будет диктовать все правила, а вы должны просто заткнуться и слушать.

Никому не нравится быть на стороне получателя, и поверьте мне, вы не хотите быть на стороне доставки. Ты никому не понравишься.

Кармине Галло, консультант и автор тренер по навыкам, пишет, что высокомерные люди, как правило, избегают зрительного контакта. Кажется, они почти разговаривают через ты, а не у тебя. Это потому, что им действительно все равно, с кем они разговаривают, только то, что они должны сказать, услышат. Это также встречается в электронной почте через постоянное использование “я”, с небольшим вниманием к тому, что говорят другие, кроме случайных поверхностных комментариев о “ценящий” ваш вклад. Вы можете поспорить, что менеджер не будет читать то, что вы пишете, но будет занят, пытаясь придумать, что Oни хочу сказать дальше.

Никто не нуждается в тебе “Шаг в”, Большой парень.

Еще один намек на то, что у вас в руках эгоистичное эго, - когда вы находитесь в середине разговора по электронной почте, который включает в себя список CC нескольких человек, а затем неожиданно кто-то присоединяется к разговору с фразой, “Позвольте мне зайти сюда на мгновение ... ”

Вот что это за формулировка, похожая на “Позвольте мне уточнить ... ” делает для людей, читающих вашу электронную почту. Это говорит им, что вы думаете, что у вас есть все ответы. Это говорит им, что вы чувствуете, что они были введены в заблуждение и неверны до этого момента, и вот вы - герой в сияющих доспехах на белом коне - едете на лошадях, чтобы спасти всех от собственной глупости и невежества.

Отличная работа, мистер герой - вы только что оттолкнули всех в команде с первых слов вашей электронной почты.

Вот несколько самых полезных советов для вежливого, но профессионального общения..

Будь честным и смиренным

Отличительным признаком настоящего лидера является тот, кто не только признает, что у него или нее нет ответов на все вопросы, но также заявляет - часто и настойчиво - что сотрудники - это те, кто обладает наибольшим пониманием и навыками. Наилучший способ сделать это по электронной почте - это проконсультировать вашего сотрудника, когда вы пишете о нем своим начальникам и говорите о них хорошо. Делайте то же самое, когда вы разговариваете с другими членами команды - хорошо говорите о своих сотрудниках. Признать, когда они добились большого успеха.

Это может быть нелогичным для людей, которые занимают руководящую должность, чтобы не строить самих себя вверх. В конце концов, положение является авторитетным и самообманчивым. Большинство менеджеров считают, что для уважения сотрудников они должны выглядеть интеллектуально превосходящими. К сожалению, в большинстве случаев это наоборот.

Задавать вопросы

Кажется странным, как менеджер спрашивать у ваших сотрудников ответы Вместо того, чтобы давать им ответы, но верить или нет, когда вы даете людям возможность разрабатывать решения для вас, это также заставляет их уважать вас. Как только они выполнят задачу по поиску ответа на проблему, они не только будут чувствовать себя более уверенно в себе, но и будут помнить, что именно вы вдохновили их на шаг вперед и достижение этого успеха. В этом секрет управления - сосредоточиться на успехе отдельных людей, а не на вашем собственном.

Подумайте об этом - у вас уникальная возможность создать команду уверенных, успешных людей, которые работают на вы. Представьте себе, чего больше может достичь такая команда, чем команда, которая заполнена людьми, которые недовольны и не мотивированы.

Но ... не используйте “Но”

Еще одна забавная тактика, которую я видел в электронных письмах менеджера во время моих различных путешествий, - это целая рутина «приманка и замена». Здесь менеджер отправляет письмо с комплиментом, а затем переключается, чтобы пожаловаться на что-то или попросить дополнительную работу. Это особенно вредно, поскольку создает ложное впечатление, что вы собираетесь быть честным и смиренным (как рекомендовано выше), и вы строите ожидания сотрудника, что он собирается получить комплимент, а затем вы просто уничтожаете его делать прямо противоположное.

Это такие фразы, как, “Вы, ребята, молодцы, но ... ”, или же “Мне нравится то, что вы сделали с этой диаграммой, но ... ”

Это на самом деле ублюдок из векового совета, который давали менеджерам, что они всегда должны начинать с электронного письма с просьбой о чем-то или с критикой чего-то положительного “смягчить удар”. Не поймите меня неправильно, искренне, это действительно работает. Проблема в том, что большинство людей не знают, как сделать это искренне, а вместо этого просто выглядят как снисходительная, напыщенная задница.

Если вы искренне не чувствуете, что кто-то делает хорошую работу - просто обойдите пустые банальности и приступайте к делу. Ваш сотрудник оценит, что с тобой обращаются как со взрослым, а не с пятилетним.

Покажите людям, что вы заботитесь о том, что они говорят

Если вы хотите, чтобы ваши сотрудники или коллеги ценили вас и чувствовали, что вы подлинный человек, важно, чтобы вы были честны и прямолинейны с людьми. Быть счастливым - это здорово, но быть позитивным только ради позитива кажется очень пустым и покровительственным по электронной почте. Если вы должны использовать “сначала скажи что-нибудь позитивное” подходить при доставке плохих новостей, делать это достоверно. Не говори просто “ты потрясающий работник”, но вместо этого упомяните что-то, что они специально сделали, что показывает это. Это говорит им, что вы на самом деле обращаете внимание - вам все равно, что они делают и что говорят.

Управление людьми, вероятно, одна из самых трудных задач, потому что человеческая природа - не доверять и не любить власть. Когда вы находитесь в положении авторитета, становится гораздо более необходимым быть скромным, подлинным и честным.

Недостаточно сказать, что вы заботитесь о людях. Покажи это.

Не достаточно важно сказать, что вы цените кого-то. Опишите почему.

С электронной почтой люди будут делать всевозможные предположения о том, что вы говорите, поэтому не оставляйте места для неправильной интерпретации. Люди оценят вашу откровенность и честность - не только ваши сотрудники, но и ваши коллеги. Если вы справитесь с этим хорошо, однажды вы окажетесь на приемной стороне “выдающийся лидер” награда.

Как вы пытаетесь хорошо общаться с электронной почтой? Какой подход вы используете, чтобы не обидеть и не покровительствовать людям? Поделитесь своими собственными советами в разделе комментариев ниже!

Image Credit: Бизнесмен эгоцентричен, бизнесмен закрывает лицо, коллеги обсуждают, насмешливый босс, крупный бизнесмен (все через Shutterstock)