Заставьте минуты работать, как делать эффективные заметки во время встречи

Это навык, который мало кто усовершенствовал; идеальные минуты встречи.

Это знакомая история в несовершенном мире. Вы работаете над проектом критической важности на работе. Это межведомственное дело со всей болезненной межведомственной политикой, которая с этим связана. Поскольку срок выполнения проекта приближается к завершению, вы назначаете встречу со своими коллегами. После настройки повестки дня собрания. Простое создание повесток дня собраний с использованием ожиданий собрания [iPad] Простое создание повесток дня собрания с использованием ожиданий собрания [iPad] Хотя никто из нас не с нетерпением ожидает участия в собраниях, к счастью, существует ряд полезных онлайн и мобильных приложений, таких как Как согласен, это облегчает задачу планирования встреч. Все успешные встречи начинаются ... и через два часа утомительной дискуссии вы получаете согласованный график и план действий.

И тогда согласованный график не выполняется, а согласованный план действий не выполняется. Вы злобно звоните своим коллегам - “Что, черт возьми, там происходит? Это не то, что мы договорились”. Они непреклонны, они делают то, что обещали. Они убеждены, что вы тот, кто не прав. И, к сожалению, нет ничего, чтобы оспаривать их версию событий. Вы не заняли ни минуты.

К сожалению, это один из самых важных навыков, необходимых для современного рабочего места. Они позволяют вам создать установленную запись событий, согласованных всеми сторонами, что избавит вас от головной боли в дальнейшем. Вот как вы проводите эффективные минуты на собрании.

Не занимай минуты

Звучит нелогично, правда? Это статья о том, как занять эффективные минуты, и я говорю, что вы не должны их брать? Что это за безумие?

Чертовски трудно делать две вещи одновременно. Если вы пытаетесь отследить разговор, потратив на это минуты, вы, скорее всего, сделаете плохую работу хотя бы по одной из этих вещей. И помните, как я сказал, что минуты должны быть точным представлением событий? Они действительно то, что вы не должны испортить.

Когда вы идете на собрание, вам следует пригласить кого-то, кто не будет участником беседы, и попросить его или ее занять минуты. Таким образом, вы можете сосредоточиться на разговоре, и вы можете быть уверены, что заметки на собрании Совместная работа и редактирование заметок на собрании в режиме реального времени с использованием Sync.in Совместная работа и редактирование заметок на собрании в режиме реального времени с использованием Sync.in Всякий раз, когда вам нужно работать с командой в Интернете, или даже если вам просто нужно сотрудничать с другими коллегами, которые могут работать в других удаленных местах, способность иметь что-то визуальное на вид ... будет хорошего качества. Если вы принимаете участие в онлайн-совещании (возможно, с помощью WebEx или Google Hangouts), почему бы вам не запустить Audacity Record аудиофайлы с Audacity Запись аудио-файлов с Audacity и записать разговор для дальнейшего использования?

Помните 5 W

Вспомните один из ваших уроков английского в начальной школе. Вы, вероятно, написали историю в какой-то момент, и вас учили “5 Вт” . Чтобы освежить вашу память, это «кто», «что», «когда», «почему» и «где» .

Когда вы думаете об этом, вот что такое минуты. Они создают повествование о том, что произошло или что-то произойдет. И так же, как и при составлении отчета или статьи, вам нужно добавить детали.

Итак, где у вас может быть что-то вроде этого.

Обновите WordPress до 3.7

Вы могли бы иметь что-то вроде.

Бен Смит обновит WordPress до 3.7 на следующей неделе для исправлений безопасности.

Гораздо более значимым, да?

… Но не заходи слишком далеко.

Никого не волнует, что Бен Смит только на следующей неделе обновляет WordPress 3.7, потому что на этой неделе он в отпуске на Барбадосе со своей женой и двумя детьми, но его питомец Чихуахуа Джи-Фи остается в местных питомниках, пока их нет. Зачем ты вкладываешь это в свои заметки??

Да, важно принять к сведению все важные детали. Быть явным очень важно. Тем не менее, не заходите слишком далеко, когда вы записываете данные, которые никому не нужны.

Согласен на протокол

Итак, у вас есть трехчасовая встреча. Когда он закончится, торчать в конференц-зале, вероятно, будет довольно мало в списке вещей, которые вы хотели бы сделать. Вы устали. Вы хотите пить. Люди выходят из офиса и идут домой в теплые постели и в Америке есть талант.

Вы выходите? Нет! Если вы написали от руки свои минуты, вы идете и кропотливо набираете их. Как только вы получите их в формате, который является весьма полезным, отправьте их каждому участнику по электронной почте. Вы просите их подтвердить, что они прочитали протокол и что они довольны содержанием.

Это проясняет роль, которую должен выполнять каждый человек, а также свои обязанности, и, если у кого-то есть несогласие с официальным отчетом о событиях, они могут это исправить. Совместная встреча 6 лучших бесплатных онлайн-инструментов для совместной работы с вашей командой 6 лучших бесплатных онлайн-инструментов для совместной работы с вашей командой Небольшие команды не нуждаются в дорогих корпоративных приложениях для совместной работы. Вот шесть фантастических инструментов, которые вы можете использовать для управления данными вашей команды, коммуникациями и многим другим. Бесплатно. получается лучше из-за этого.

Выучить стенографию

В зависимости от того, кого вы спрашиваете, стенография - это или действительно отличный способ записать вещи быстро, или это форма шифрования, которая устойчива даже к любопытным глазам АНБ. Как бы вы к этому не относились, в вашем арсенале для заметок это полезный навык..

Хотя на это довольно устрашающе смотрится, стенографию не так уж трудно проглотить. Он заменяет обычные конструкции письма символами и сокращениями, позволяя вам писать сотни слов в минуту. Об этом говорит председатель Национального совета по подготовке журналистов Ким Флетчер.

Если у вас есть стенограмма, вы можете найти цитату очень быстро. Вы входите с магнитофоном или цифровым рекордером, и если вы провели там час с вашим рекордером, у вас есть час кассеты, что займет довольно много времени.

Существует множество систем для написания стенограмм, причем алфавитные системы (AlphaHand и т. Д.) Являются одними из самых быстрых, в то время как Gregg Pre-Anniversary, Gregg Anniversary заставить работать минуты: как делать эффективные записи во время встречи, делать минуты работать: как Делайте эффективные заметки во время встречи Это навык, который немногие усовершенствовали; идеальные минуты встречи. Запись событий избавит вас от головной боли еще дальше. Вот как вы проводите эффективные минуты на собрании. и New Era Pitman самый быстрый из всех. Поиграйте с несколькими и найдите тот, который вам нравится! Я обнаружил, что этот сайт невероятно полезен для устранения различий между каждой из множества методологий..

Структурируйте свои заметки

Когда вы делаете заметки, вы рисуете рабочий процесс, или вы используете полный Buzzfeed и помещаете его в список? Эффективность ваших записей полностью зависит от того, как вы структурируете информацию, которую вы записываете.

Вы записываете шаги или делаете заметки о действиях людей в будущем? Пули могут быть полезны здесь. Делаете ли вы подробные записи о событии, которое ранее произошло? Вы могли бы хотеть использовать стиль, который является более абзацем по своей природе.

Чувствуя себя артистичным? Другая техника, которая может оказаться полезной, - это делать визуальные заметки. Здесь вы добавляете контекст к тексту, добавляя цвет, графику и картинки. Добавляя иллюстрации, вы можете добавить дополнительную информацию, не делая ваши заметки слишком «тяжелыми».

Наконец, вы будете рады узнать, что есть некоторые инструменты, которые делают структурирование ваших записей пустяком. У Microsoft есть куча шаблонов Microsoft Word, позволяющих проводить минуты на собрании. Они не выглядели бы неуместно на душном, «рубашко-галстукном» рабочем месте, но все же имели некоторые всплески цвета. Я также привык использовать SimpleNote Move Over TextEdit, Simplenote теперь доступен для Mac Move Over TextEdit, Simplenote теперь доступен для Mac Если вы просто хотите открыть инструмент записи и начать писать без большого количества отвлекающих колокольчиков и свистки, Simplenote может быть именно то, что вы ищете. в течение моих минут, из-за его чистой эстетики и его встроенных резервных копий облака.

Заключение

Занять минуты очень просто, и это стратегический навык для проведения эффективных встреч, которые все мы должны освоить. Есть ли у вас какие-либо полезные советы для записи заметок на собраниях? Позвольте мне знать в комментариях ниже!

Кредит Фотографии: Марк Дженсен Джон Бенсон dpstyles