Michael Fisher
0 
4972
27
Все знают, что в наши дни довольно трудно выжить или управлять своими делами без электронной почты. На самом деле, большинству людей приходится управлять двумя или тремя электронными письмами, поэтому без хорошего управления электронной почтой эта занятая папка «Входящие» может довольно быстро выйти из-под контроля..
Я знаю, вы спрашиваете себя, действительно ли нам нужно другой статья об управлении электронной почтой? Я имею в виду, что только в 2012 году у нас их было много, например, статья Тины об управлении интенсивными проектами электронной почты в Gmail. Управление интенсивными проектами электронной почты и совместная работа в Gmail с помощью Streak [Chrome] Управление интенсивными проектами электронной почты и совместная работа с ними в Gmail с помощью Streak [Chrome] Streak - это мощное дополнение для управления проектами Gmail для Chrome. Он поставляется с шаблонами для различных проектов, например, для поддержки клиентов или планирования мероприятий. В Streak проекты называются конвейерами. Вы можете ... и ее электронную почту об импорте и управлении несколькими учетными записями. Как импортировать и управлять несколькими учетными записями электронной почты в Gmail. Как импортировать и управлять несколькими учетными записями электронной почты в Gmail. Хотите управлять всей своей электронной почтой с помощью Gmail? Вот как можно добавить несколько писем в свою учетную запись Gmail и легко управлять ими. , Яара рассказал о новой функции «Создать» в Gmail «Слишком много кликов»? Следуйте этим советам, чтобы сэкономить время с помощью нового сообщения Gmail Слишком много кликов? Следуйте этим советам, чтобы сэкономить время с помощью новой композиции Gmail. В недавнем опросе, проведенном нами на MakeUseOf, мы обнаружили, что более 75% из вас уже используют новую композицию Gmail. Прочитав комментарии этого опроса, я также понял, что, хотя многие из вас…, Аарон рассказал о том, как сделать так, чтобы ваша электронная почта выделялась. Как сделать так, чтобы ваше почтовое сообщение выделялось в загруженном почтовом ящике? Беспорядочный почтовый ящик. Вы когда-нибудь отправляли электронное письмо, которое, по вашему мнению, было важно только после того, как на него ответили много дней спустя, или, что еще хуже, забыли? Конечно, иногда это вне вашего контроля, но есть вещи, которые вы можете сделать ... в ком-то либо еще, забитый ящик для писем, и совсем недавно Yaara покрывал готовые ответы. Электронная почта быстрее и лучше с консервированными ответами Электронная почта быстрее и лучше с консервированными ответами. Нет времени готовить обед? Нет проблем, возьмите банку. Нужна походная еда, которая не испортится? Легко, принеси консервы. Надоело печатать одинаковые ответы по электронной почте? Попробуйте консервированные письма! Считать… . Мы еще не закончили?
Что ж, правда в том, что одна из наиболее распространенных проблем, с которыми сталкиваются люди, заключается в том, что, несмотря на все их усилия, несмотря на все самые крутые плагины и креативные папки, которые они создают для хранения электронных писем, папка «Входящие» неизбежно снова загромождается..
Причина этого заключается в том, что независимо от того, сколько вы пытаетесь организовать свою входящую почту, если вы держите систему на ручной основе - если вы зависите от себя, не забывайте уделять время тому, чтобы входить и время от времени управлять своей папкой, это будет никогда не случится.
Вместо этого лучше полностью автоматизировать организацию своего почтового ящика с использованием лучших инструментов внутри и снаружи Gmail. В этой статье я покажу вам пять вещей, которые вы можете сделать прямо сейчас, чтобы автоматизировать свою почту Gmail, чтобы вам никогда не приходилось беспокоиться о попытках копаться в беспорядке, чтобы найти эти важные электронные письма..
5 советов по управлению входящими Gmail
Вы не должны продолжать терять контроль над этим. Все эти усилия по организации вашей папки «Входящие» в красивые и аккуратные папки не должны быть потрачены впустую за месяц, когда все эти вещи изменятся, а ваша новая система папок просто не имеет смысла.
Самое замечательное в Gmail - это то, что есть несколько замечательных инструментов автоматизации, которые вы можете использовать, чтобы позволить Gmail сама выполнять всю тяжелую работу за вас..
Используйте фильтры и ярлыки для автоматизации организации
Это то, что многие авторы здесь в MUO часто проповедуют. Фактически, Крэйг покрыл фильтры Gmail 5 фильтров Gmail, чтобы помочь расставить приоритеты и организовать свою папку «Входящие» 5 фильтров Gmail, чтобы помочь расставить приоритеты и упорядочить вашу папку «Входящие» Какие фильтры должны быть у каждого и каждого в своем арсенале, чтобы их входящие были такими же упорядоченными, как и мои? Я здесь, чтобы помочь вам начать настройку первых пяти фильтров, или ... довольно хорошо в 2011 году, но помимо фильтрации и сортировки только один раз, важно применять фильтры каждый раз, когда вы получаете новое электронное письмо в свой почтовый ящик, который не был автоматически снабжен одним из существующих ярлыков.
Давайте вернемся немного назад. Допустим, ваш почтовый ящик немного похож на мой. Запутанный беспорядок нежелательной почты, несколько старых ярлыков, которые я создал много лет назад, и разбросанные по всему миру куча важных писем. Обратите внимание, что мой почтовый ящик вырос до более чем 10000 электронных писем? Сумасшедший, не так ли?
Итак, давайте приступим к работе, сообщая Gmail, что делать с теми электронными письмами, которые приходят в папку «Входящие» каждый день. Выполнив следующие действия, о которых я расскажу, вы заметите, что количество сообщений в папке «Входящие» начинает сбрасывать несколько сотен писем за раз.
Во-первых, когда вы видите в своем почтовом ящике письмо, на котором нет метки, выясните, что вы хотите с ним сделать. Это письма от клиента, которого вы иметь ответить своевременно? Это оповещение Google с интересными историями, которые вы захотите прочитать, когда у вас будет время? Для каждого сообщения создайте имя метки, которое применяется.
Создав новый ярлык, откройте это письмо и используйте выпадающий список справа, чтобы выбрать “Фильтруйте сообщения как это“. Это автоматически создаст требуемое правило, которое будет идентифицировать это входящее электронное письмо при следующем прибытии нового - обычно с использованием электронного письма отправителя..
Вы можете установить любые дополнительные правила, которые имеют смысл в вашем случае. Помимо электронной почты отправителя, вы можете убедиться, что с этим ярлыком будут применяться только определенные электронные письма от этого отправителя, например, те, которые имеют определенные строки темы или с электронными письмами, содержащими определенные слова..
Для каждого фильтра вы должны указать своей учетной записи Gmail, как автоматически организовать или управлять этой входящей электронной почтой. В этом случае я знаю, что этот адрес электронной почты принадлежит конкретному клиенту, и что эти электронные письма очень важны, поэтому я хочу, чтобы Gmail автоматически использовал ярлык, на котором я мог бы ежедневно отвечать на эти электронные письма - независимо от того, сколько беспорядка на самом деле в моем почтовом ящике.
Это потому, что вы можете просто нажать на ярлык в левой части своей учетной записи Gmail, и вы увидите только эти электронные письма. Нет больше важных писем, потерянных в куче нежелательной почты и оповещений с низким приоритетом.
Более того, помимо применения метки, скажите Gmail всегда отмечать их как важные (чтобы рядом с ними появлялся желтый флажок), и не забудьте отметить “Также примените фильтр” так что сотни электронных писем, заполняющих ваш почтовый ящик, организуются сразу одним щелчком мыши.
Если вы долгое время получали нежелательную почту и забыли отписаться от них, возможно, в вашем почтовом ящике сотни или даже тысячи писем, которые совершенно бесполезны. Когда вы столкнетесь с ними, примените фильтр и вместо создания нового фильтра просто нажмите кнопку поиска.
Это перечислит все электронные письма в вашем почтовом ящике от этого отправителя. Теперь вы можете выбрать все из них и удалить их все оптом. Наблюдайте, как ваш выпуклый почтовый ящик быстро сжимается быстрее и быстрее к нулю.
Храните информационные письма в вашем почтовом ящике
Одна вещь, которая очень часто встречается в моей папке «Входящие», - это постоянные входящие оповещения или обновления статуса от группы систем, на которые я подписан, например, Google Alerts для определенных условий поиска, или еженедельные отчеты о данных от Google Analytics или Google Adsense. Вам действительно не нужно открывать и читать их все время, но вы действительно хотите сохранить эту информацию.
Чтобы они не загромождали ваш почтовый ящик, создайте фильтр и выберите “Пропустить Входящие”, и обязательно нанесите ярлык, чтобы вы могли быстро найти эти электронные письма в будущем, когда у вас будет время посвятить их.
К настоящему моменту у вас уже должна быть папка «Входящие» на удивительно управляемое количество писем - возможно, даже ноль!
Тем не менее, мы еще не закончили автоматизацию этой папки. Реальность такова, что есть еще много вещей, которые вы можете сделать, чтобы автоматически сортировать и хранить важную информацию без необходимости делать это самостоятельно.
Вложения файлов автоматически
Сначала Аарон рассказал о Attachments.me. Освободите вложения входящих сообщений Gmail с помощью Attachments.me. Освободите вложения входящих сообщений Gmail с помощью Attachments.me. Вы когда-нибудь получали электронное письмо от своего босса, члена семьи, друга или другого соединения с вложением, а затем сохраняли? это письмо, потому что вы хотели получить доступ к вложению позже? Вы, наверное ... в прошлом году, и, на мой взгляд, это самый умный способ держать под контролем размер своего ящика Gmail.
Если вы получаете регулярные отчеты или данные от людей, которые работают на вас, вероятно, они всегда используют одну и ту же тему при отправке вам этих отчетов (возможно, потому, что они также автоматизировали свою систему). Вы можете подключить сервис Attachments.me к своей учетной записи Gmail, чтобы он мог автоматически загружать эти вложения в вашу любимую учетную запись облачного хранилища - например, Dropbox, Box, Google Drive или SkyDrive..
После того как вы зарегистрировались в службе, она будет отображаться справа от вашей учетной записи Gmail в любое время, когда вы откроете электронное письмо с вложением. Вы можете просто нажать “Отправить в облако” чтобы отправить это вложение в ваш любимый ящик для хранения в Интернете, без необходимости тратить время на его загрузку на ПК.
Это экономит время, но если вы хотите сэкономить еще больше времени, автоматизируйте процесс! Вы увидите значок скрепки в верхней части экрана Gmail. Нажмите на нее и выберите “Правила автоматической подачи“.
Теперь вы можете создать нечто похожее на фильтр Gmail, который вы применяли до этого момента. Например, я получаю еженедельные отчеты Adsense от клиента, поэтому я создал папку для Adsense_Files в моей учетной записи DropBox, и здесь я установил правило для поиска писем от Adsense, с темой письма от этого клиента.
Теперь, когда Attachement.me увидит входящее письмо, соответствующее этим правилам, он автоматически загрузит файл в вашу учетную запись облачного хранилища. Это означает, что вам не нужно ничего делать - вы можете быть уверены, что когда вы перейдете в эту папку в своей учетной записи онлайн-хранилища, у вас всегда будут последние файлы..
Это в основном превращает вашу учетную запись Gmail в автоматизированного помощника, который получает информацию и сортирует всю информацию для вас. Это как личный секретарь, за исключением того, что вам не нужно платить пособия.
Файл входящих писем как задачи
Одна из самых крутых вещей, которые Google мог бы сделать, это добавить возможность добавлять фильтр в Gmail, который автоматически создает задачу Google. К сожалению, эта функция пока недоступна, но вы, по крайней мере, можете настроить свою учетную запись Gmail на определенные входящие электронные письма в качестве задач, которые необходимо вручную добавить в список..
Например, я получаю голосовые сообщения и электронные письма от контактной формы от читателей на TopSecretWriters, на которые мне нужно время от времени отвечать. У меня не всегда есть время ответить, когда я их получаю, но я хочу ответить позже.
Для этого я просто создаю фильтр для этих электронных писем, как показано в начале этой статьи, а затем создаю для него новую метку и помещаю эту метку под мастер-меткой, которую я создал, под названием “TASKS_TO_ADD“.
Благодаря такому подходу ваша учетная запись Gmail автоматически подает те входящие электронные письма, которые, как вы знаете, будут иметь связанные с ними задачи, под этим ярлыком на панели навигации..
Ежедневно или в любое удобное время вы можете зайти в эти папки, проверить электронную почту, и если вы считаете, что электронная почта требует дополнительных действий с вашей стороны, просто нажмите на “Больше” выпадающий список в верхней части учетной записи Gmail и нажмите “Добавить в задачи“.
Это автоматически отправляет по электронной почте как “задача” в вашем аккаунте Google Tasks.
Опять же, если вы автоматически архивируете электронную почту и удаляете ее из папки «Входящие», такого рода электронные письма не должны загромождать вашу папку «Входящие», но вы знаете, что не пропустите их из-за ежедневного ритуала управления “сделать” элементы в вашей учетной записи электронной почты.
Используйте консервированные ответы, чтобы выполнить грубую работу
Последний совет о том, как использовать автоматизацию Gmail для сокращения вашей рабочей нагрузки, - автоматические постоянные ответы..
В моем случае я хочу, чтобы Gmail отправлял постоянный ответ каждый раз, когда я получал письмо от своей контактной формы «Совершенно секретные писатели». Просто создайте фильтр для этих писем и выберите “Отправить консервированный ответ“.
Конечно, вам уже нужно было создать готовый ответ для использования, но вы можете научиться делать это в статье, которую Яара недавно написал на тему «Почта быстрее и лучше с помощью консервированных ответов» Почта быстрее и лучше с консервированными ответами » нет времени приготовить обед? Нет проблем, возьмите банку. Нужна походная еда, которая не испортится? Легко, принеси консервы. Надоело печатать одинаковые ответы по электронной почте? Попробуйте консервированные письма! Считать… .
После того, как вы настроите всю эту автоматизацию в своей учетной записи Gmail, вам больше не придется беспокоиться об активном управлении папкой «Входящие» вручную. Нет лучшего способа восстановить контроль над папкой «Входящие», чем автоматизировать все те задачи, которые могут занимать так много времени каждый день.
Знаете ли вы какие-либо другие интересные приемы автоматизации Gmail, чтобы контролировать почтовый ящик Gmail? Поделитесь своими советами и рекомендациями в разделе комментариев ниже.
Изображение предоставлено: Robot Worker через Shutterstock