Mark Lucas
0 
2653
483
Благодаря современным интернет-технологиям проведение онлайн-собраний может быть как эффективным, так и экономичным, особенно если вы заранее спланируете их и воспользуетесь инструментами, экономящими время. Последние пару месяцев я принимал участие в онлайн-встречах с помощью Google Hangouts.
Несмотря на ограничения, голосовая и видео платформа довольно проста в использовании и включает дополнительные функции, полезные для проведения собраний..
Подготовка к Google Hangouts
Лучший способ привлечь участников встречи в Google Hangouts - отправить им инструкции с инструкциями по загрузке и установке подключаемого модуля Hangouts. Сделайте это за несколько дней до собрания, чтобы у участников было время настроить.
Сообщите участникам, что им понадобятся камера и микрофон для участия. Микрофон, даже пара наушников iPhone, отделяет вывод звука от аудиовхода, таким образом, не давая эхом отразиться в разговоре..
Далее разработайте с повесткой дня встречи. Целая статья может быть написана о разработке повестки дня. Но одна важная проблема с созданием повесток дня, помимо перечисления пунктов повестки дня, вы также должны предоставить краткое описание или цель для каждого пункта. Например, если элемент “компания Potluck” или же “социальная сеть,” укажите, что вы или другие участники хотите выполнить с этим элементом.
Будешь обсуждать Зачем вам нужно построить социальную сеть, или вы хотите обзор Существующий план для социальных сетей? Или, может быть, цель состоит в том, чтобы доклад а также оценивать данные о социальных сетях. Предоставление цели для каждого элемента поможет определить, сколько времени требуется каждому элементу, и какие ресурсы необходимо обсудить, чтобы обсудить их..
Отправьте приглашение в видеовстречу как минимум за 30 минут до проведения собрания. Это даст участникам время настроить камеру и микрофон. К сожалению, вы должны отправлять приглашения каждый раз, когда вы проводите собрание в Hangouts. Приглашения могут быть отправлены по электронной почте или со страницы чата, и одновременно в них могут участвовать только 9 человек. Также постарайтесь начинать и заканчивать встречи вовремя.
Приложения для встреч
В области Hangouts одним из первых инструментов, о которых следует знать участникам, является функция чата в левом верхнем углу страницы. Письменные чаты могут быть полезны для мозгового штурма, обмена ссылками и публикации другой письменной информации..
Окно чата быстрое и простое, но Google Hangouts интегрируется с Google Docs, который также находится в строке меню Hangouts. Любой участник может инициировать документ в видеовстречах, но этот документ не будет виден другим участникам, пока они не выберут Документы Google в строке меню..
Конечно, вы можете поделиться существующими документами, используя этот инструмент, который является еще одним эффективным способом сделать встречи более продуктивными. Если, например, какой-либо пункт повестки дня требует обсуждения и пересмотра пресс-релиза, этот документ может быть подготовлен и согласован во время совещания..
Приложение Screenshare является еще одним полезным инструментом. Участник может нажать кнопку «Обмен экранами» и выбрать, чтобы открыть открытое окно или весь экран на своем рабочем столе. Экраны будут заменять видеокамеру и показывать, что находится на экране вашего рабочего стола. Вы просто отмените выбор кнопки Screenshare, чтобы вернуться к камере.
Минуты
Если вы проводите регулярные собрания как группа, организация или бизнес, вам, вероятно, понадобится несколько минут, чтобы ваши собрания могли просматривать задачи, задания и резюме обсуждений. Есть несколько инструментов для этого. Полезно просто создать минутный шаблон в Google Docs.
Однако при вводе текста в Google Hangouts участники будут слышать набор текста на клавиатуре, даже если вы используете аудиогарнитуру. Так что, кто бы ни печатал и занимал минуты, вероятно, будет необходимо отключить его или ее микрофон во время набора.
Однако я предпочитаю использовать приложение для iPad под названием MinuteTaker (7,99 долл. США). Оно очень удобно для записи и управления минутами, и при использовании встроенной клавиатуры на iPad нет фонового шума.
Когда я использую MinuteTaker, я могу почти закончить и отправить протокол по электронной почте сразу после встречи. Самый большой недостаток приложения заключается в том, что вы можете поделиться только минутами в формате PDF; однако вы можете скопировать и вставить содержимое в обычный текстовый файл. Онлайн-приложение minutes.io Заставьте минуты работать: как делать эффективные заметки во время встречи Заставьте минуты работать: как делать эффективные заметки во время встречи Это навык, который немногие усовершенствовали; идеальные минуты встречи. Запись событий избавит вас от головной боли еще дальше. Вот как вы проводите эффективные минуты на собрании. , это еще один инструмент для минутного взятия, а.
Встречи никогда не бывают идеальными, но при хорошем планировании и правильных инструментах они могут быть более эффективными и менее трудоемкими..
Ранее мы писали о Google Hangouts. Проверьте некоторые из предыдущих статей ниже:
Как использовать Google+ Hangouts для встречи с друзьями Как использовать Google+ Hangouts для встречи с друзьями Как использовать Google+ Hangouts для встречи с друзьями Google Hangouts - это ключевая функция Google+. Если вы еще не используете видеовстречи, вы пропустите! Возможно, вы еще не присоединились к Google+. Ну, если у вас есть учетная запись Google, то присоединяйтесь ...
5 причин, по которым Google Hangouts холоднее, чем Skype для видеочатов 5 причин, по которым Google Hangouts холоднее, чем Skype для видеочатов 5 причин, по которым Google Hangouts холоднее, чем Skype для видеочатов. Как и много раз раньше, Google превратил хорошую идею во что-то невероятно полезное, сохранив при этом простоту и удобство использования и сделав его фантастическим. В этом…
Сообщите нам, если вы используете Google Hangouts для проведения встреч. Какие вы обнаружили преимущества и недостатки??