Как настроить электронную почту Out of Office Responder в Outlook

Что вы получаете, когда сочетаете двухнедельный отпуск с занятой работой? Гигантский проект ждет вас, как только вы вернетесь домой - просто просматривая все эти электронные письма! Подождите - почему бы не включить Out of Office Responder в Outlook и автоматизировать некоторые из этих ответов для вас?

Здесь, в MakeUseOf, мы рассмотрели, как это сделать в Gmail, например, инструкции Tina по работе с респондентами в отпуске. Как настроить почтовый ящик, не отвечающий на офис, перед тем, как отправиться в путешествие. Поездка Разве вы не хотели бы поехать в отпуск, зная, что вам не нужно проверять свою электронную почту? Если вы не можете полагаться на помощника, пока вас нет, включите автоответчики в Gmail. и метод Марка сделать это с помощью фильтра электронной почты. Создать автоматический ответ по электронной почте с помощью нового фильтра Gmail. Создать автоматический ответ по электронной почте с помощью нового фильтра Gmail. Единственный клиент, который мы еще не рассмотрели, - это Outlook. К сожалению, в отличие от Gmail, бесплатная версия Outlook.com не предлагает функцию ответа «Нет на месте». Однако, если у вас есть Outlook 2010 и учетная запись на сервере MS Exchange - которую многие компании предоставляют сотрудникам - тогда вам повезло.

Использование Out of Office Responder в Outlook

Microsoft сделала чрезвычайно простой настройку автоматизированной системы, которая будет отправлять мгновенные ответы всем, кто отправляет вам электронные письма, когда вы находитесь вне своего офиса. Неважно, будет ли это только в течение 24 часов или в течение двухнедельного отпуска, вы можете настроить клиент Outlook так, чтобы он отвечал именно так, как вы хотите, и в течение именно того периода времени, который вам нужен..

Чтобы перейти к этим настройкам в Outlook 2010, в разделе «Логотип Windows» выберите «Информация». Здесь вы увидите большую кнопку с надписью “Автоматические ответы” с дверью и значком стрелки.

Нажмите кнопку «Автоматические ответы», чтобы запустить средство Outlook Out of Office. Всплывающее окно, которое вы увидите, намного сложнее, чем вы можете себе представить. На первый взгляд, это быстрый способ включить “Отправить автоматические ответы” и просто введите быстрое примечание, что Outlook будет автоматически отправлять от вашего имени всем, кто отправляет вам электронные письма. Любой пользователь Google+ может отправлять вам электронные письма прямо сейчас на Gmail (и вот как это отключить). Любой пользователь Google+ может отправлять вам электронные письма на Gmail сейчас (и Вот как это можно отключить) С сегодняшнего дня любой пользователь Google+ сможет отправлять вам сообщения в Gmail. Чтобы отправить сообщение, вам нужно всего лишь добавить этого человека в свой Google.+. .

Однако при ближайшем рассмотрении вы увидите, что здесь гораздо больше функциональности, чем кажется на первый взгляд..

Прежде всего, вы можете определить конкретный диапазон дат, чтобы включить функцию автоответа, так что, когда вы вернетесь из отпуска, вам не придется беспокоиться о том, чтобы не забыть его отключить.!

Вы также заметите, что есть две вкладки. Слева - настроить автоответчик Не отправляйте текстовые сообщения: автоответчик, когда вы заняты Не пишите текстовые сообщения: автоответчик, когда вы заняты, только для тех, кто отправляет вам электронные письма изнутри. Компания.

На вкладке слева вы можете настроить конкретный ответ для любого, кто отправляет вам электронное письмо за пределами вашей корпорации..

Настройка правил электронной почты

Вы заметите в нижней части этого окна, там, казалось бы, незначительная маленькая кнопка с надписью “Правила ... ”

Эта кнопка на самом деле довольно важна, потому что она позволяет вам дополнительно определить, как Outlook будет автоматически отвечать, определяя конкретных людей, слова в теме или теле, или было ли письмо отправлено напрямую или CC'd.

Вы можете создать очень конкретные правила здесь. Например, вы можете создать правило, согласно которому, если ваша мама отправит вам электронное письмо, вы можете переслать это письмо в личный кабинет, который вы будете отслеживать во время отпуска (или отправить его в корзину, в зависимости от ваших отношений с матерью).

Это становится еще интереснее, когда вы нажимаете на “Дополнительно ... ” кнопка.

Здесь вы можете определить больше деталей о том, на какие сообщения вы хотите отвечать, отличным от стандартного автоответа. Вы можете выбрать сообщения более или менее определенного размера, когда они были получены, их уровень важности и многое другое.

Создать Out of Office ответчик с правилами электронной почты

Saikat предоставил несколько советов по использованию фильтров Outlook. Подсказка MS Outlook: Как автоматически организовать входящие электронные письма Подсказка MS Outlook: Как автоматически организовать входящие электронные письма раньше, и Джек сделал то же самое для фильтров Google, Hotmail и Yahoo. Как настроить фильтры электронной почты в Gmail. , Yahoo Mail и Outlook Как настроить фильтры электронной почты в Gmail, Yahoo Mail и Outlook. Фильтрация электронной почты - ваш лучший инструмент для поддержания аккуратности и организованности входящих сообщений. Вот как настроить и использовать фильтры электронной почты в Gmail, Yahoo Mail и Outlook. , Если подумать, то ответчик «Out of Office» на самом деле является альтернативной версией того, что вы могли бы сделать, если бы просто нажали на Управлять правилами из меню Outlook.

Используя мастер правил, просто прокрутите вниз до опции, чтобы проверить сообщения “получены в конкретном диапазоне данных”.

Определите этот промежуток времени с момента вашего отъезда в отпуск до момента, когда вы планируете вернуться домой.

Наконец, все, что вам нужно сделать, - это определить, какой ответ или действие вы хотите предпринять правилу, когда входящие сообщения соответствуют этому критерию, и у вас, по сути, есть респондент вне офиса.!

Как видите, нет причин, по которым вы не можете отвечать на электронные письма, даже когда уезжаете в отпуск! Все, что вам нужно сделать, это найти время, чтобы сказать Outlook, как вы хотели бы, чтобы он отвечал за вас, и люди будут думать, что вы так же продуктивны, как и когда-либо, даже когда вы сидите на пляже, потягивая маргариту.

Какими творческими способами вы используете Outlook Out of Office Responder?? Есть несколько хороших советов или историй, чтобы рассказать? Поделитесь ими в разделе комментариев ниже!

Кредиты изображений: рука робота Via Shutterstock